Офис-менеджер

Обязанности:

• Координация и коммуникации: организация совещаний, рассылка повесток и протоколов.

  Информирование участников о решениях, доведение задач, контроль их исполнения.

  Ведение протоколов совещаний

• Делопроизводство/документооборот внутри офиса.
• Организация и поддержка работы офиса, включая управление электронной почтой и телефонными звонками.
• Работа с курьерскими службами и водителями.
• Поиск необходимой текущей информации в интернете.
• Выполнение корпоративных поручений и заданий руководителя. Контроль выполнения поручений
• Распечатка и брошюровка документов и проектов. Сканирование.
• Поддержание порядка и работоспособности офиса (заказ воды, чай/кофе, одноразовая посуда, бытовая химия, канцтовары и т.д.), взаимодействие с арендодателем - по вопросам парковки, пропусков, замене лампочек, прохода на территорию и прочее
• Встреча и welcome-сопровождение гостей, партнеров, клиентов.

• Управление документацией: ведение договоров, контроль и учет во внутренних системах компании (ведение архива проекта, структурирование папок и документов).

  Ведение официальной переписки с заказчиками и субподрядчиками (отправка счетов, отгрузочных и проч.)

• Подготовка и оформление проектных документов, справок по запросу.

  Решение организационных вопросов в рамках проекта, взаимодействие со специалистами заказчика/субподрядчика.

• Планирование и контроль: мониторинг прогресса реализации проекта, отслеживание сроков, статусов и отклонений

Требования:

• Релевантный опыт работы на позиции офис-менеджера, администратора.
• Уверенный пользователь ИИ.
• Умение быстро находить информацию в интернете, анализировать, делать выводы.
• Высокие навыки планирования и тайм-менеджмента.
• Внимательность к деталям, аккуратность и точность в работе с документами и данными.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Умение эффективно взаимодействовать с сотрудниками на разных уровнях, подрядчиками и посетителями.
• Опрятность, ухоженный внешний вид, стрессоустойчивость, ответственность, умение держать фокус внимания

Условия:

• Работа в быстроразвивающейся компаний, которая развивает новые инновационные направления;
• График работы 5/2 с 10:00 до 19:00;
• Конкурентная заработная плата (обсуждается индивидуально по итогам собеседования);
• Работу в деловой, уважительной среде, где важен результат и порядок.
• Поддержку руководства и открытое взаимодействие с командой.