Секретарь на ресепшен

Обязанности:

• Встреча и сопровождение гостей акционеров, чай/кофе – редко т.к есть официант и повар, координация рассадки, ведения график переговорных, базовый протокол
• Административная поддержка акционеров и приёмной: мелкие поручения в течение дня, организация курьерских доставок, заказ такси, бронирование переговорных, бронирование столиков в ресторанах, покупка билетов в театры и на выставки
• Контроль работы официанта и повара в офисе: подача блюд по времени, сервировка, аккуратность на кухне и в переговорных, контроль чистоты, обратная связь по сервису
• Поддержание порядка на ресепшн и в зоне ожидания, также проверка порядка в кабинете акционеров: контроль наличия воды, кофе, расходников, базовой офисной хозяйственной части
• Приём и распределение звонков, входящей корреспонденции, оформление пропусков
• Выполнение ежедневных запросов акционеров и команды приёмной в рамках договорённостей по роли.

Требования:

• Опыт работы на ресепшн / в роли офис-менеджера / администратора от 1 года (желательно в офисах руководителей, family office, премиальных сервисах)
• Грамотная устная и письменная речь, чувство такта, умение держать дистанцию и конфиденциальность
• Уверенный пользователь ПК (MS Office, почта, мессенджеры, базовые таблицы). РАБОТА с ИИ приветствуется!
• Знание английского языка обязательно, не ниже разговорного уровня (общение с гостями, базовая переписка, звонки)
• Развитые организационные навыки: умение планировать день, не терять поручения, доводить задачи до результата
• Способность быстро переключаться между задачами, сохранять спокойствие и вежливость при большом количестве запросов
• Готовность работать в сервисной роли: «сделать так, чтобы у акционеров и гостей всё было комфортно». Лояльность к компании и акционерам, умение работать в команде приёмной
• Законченное высшее или не ниже средне‑специального образования (желательно гуманитарное/языковое/сервис)
• Готовность пройти службу безопасности / проверку рекомендаций
• Высокий уровень ответственности, пунктуальность, аккуратность в мелочах
• Эмоциональный интеллект: умение считывать состояние гостей и акционеров, сглаживать напряжение, оставаться профессионалом в любой ситуации
• Коммуникабельность без фамильярности: вежливое, доброжелательное, но деловое общение

Условия:

• График: 5/2, плавающий, основное рабочее время с 10:00 до 18:00 (иногда возможны смещения по договорённости)
• Офис: центр Москвы, 10–15 минут пешком от м. Арбатская / м. Пушкинская
• Оформление по ТК РФ, оплачиваемый отпуск и больничный, стабильная белая зарплата, оплата мобильной связи
• Уровень дохода обсуждается индивидуально
• Комфортный офис, небольшая команда, прямое взаимодействие с приёмной CEO и акционерами