Секретарь / помощник руководителя

Всероссийский институт научно-технической информации Российской академии наук (ВИНИТИ РАН) ищет надежного и ответственного помощника руководителя, который обеспечит эффективную административную поддержку директора и возьмёт на себя организацию всех рабочих процессов.

📍 Мы находимся в 5-7 минутах ходьбы от метро Сокол, по адресу: ул. Усиевича, дом 20.

Обязанности:

• Административно-техническое обеспечение работы руководителя — планирование рабочего дня, телефонных переговоров, прием и распределение звонков.
• Управление документооборотом — подготовка документов, прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции, составление писем и проектов распорядительных документов, рассмотрение и подготовка служебной документации, подготовка документов на подпись, формирование дел для передачи в архив, обеспечение конфиденциальности информации.
• Информационное взаимодействие: передача служебной информации руководителю и сотрудникам, прием телефонных звонков и фиксация сообщений, работа с электронной почтой и другими каналами связи.
• Организация встреч и мероприятий — сбор необходимых материалов, планирование мероприятий, организация их проведения, техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня и их регистрация, протокольное обеспечение.
• Организация деловых поездок: полная логистическая поддержка командировок, включая оформление виз, бронирование размещения, приобретение проездных билетов, разработка оптимальных маршрутов в условиях сжатых сроков.
• Управление офисными процессами.
• Выполнение поручений руководителя, в том числе личных заданий руководителя, не связанных напрямую с основной деятельностью учреждения.

Требования:

• Высшее образование, наличие ученой степени приветствуется;
• Опыт работы секретарем, помощником или ассистентом руководителя более 3 лет;
• Навык деловой переписки, грамотная устная и письменная речь, знание ГОСТов оформления документов;
• Знание делопроизводства, делового этикета
• Знание MS Excel, MS Word, MS Outlook, Google таблиц;
• Умение эффективно работать в режиме многозадачности;
• Грамотная устная и письменная речь (умение писать деловые письма- возможно филологическое образование);
• Позитивное мышление, стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности, аккуратность;
• Презентабельный внешний вид, деловой стиль одежды;
• Знание английского языка будет являться преимуществом.

Условия:

• График работы 5/2, с 9.00 до 18.00
• Официальное оформление в соответствии с ТК РФ с первого дня работы;
• Окончательный размер оплаты труда по результатам собеседования.