Секретарь/Офис-менеджер

Обязанности:

• Поддержание чистоты и порядка в приемной, кабинете руководителя и переговорных комнатах;

• Встреча гостей, клиентов и партнёров, организация кофе-брейков;
• Приём и распределение входящей корреспонденции, составление писем, запросов и ответов по поручению руководителя;
• Выполнение поручений руководителя в срок и с должным качеством;
• Планирование встреч, совещаний и переговоров;
• Организация командировок;
• Взаимодействие со службами доставки, курьерскими сервисами и подрядчиками;
• Заказ канцелярии, офисных принадлежностей, техники и бытовой химии;
• Контроль наличия расходных материалов и всего необходимого для комфортной работы офиса;
• Приём и координация заявок от сотрудников о неисправностях в офисе;
• Контроль исправности оргтехники в кабинете руководителя и приемной, организация ремонта через сервисные службы;
• Взаимодействие с клининговой службой, контроль качества уборки.

Дополнительные задачи:

• Организация доставки подарков клиентам и партнёрам;
• Покупка цветов для сотрудников к праздникам и особым случаям.

Наши ожидания от кандидата:

Опыт и навыки:

• Опыт работы на позиции офис-менеджера, секретаря или администратора от 1 года;
• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel), мессенджеры, почтовые клиенты;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Навыки деловой переписки и документооборота;
• Умение планировать время, работать с приоритетами и соблюдать дедлайны.

Личные качества:

• Высокий уровень организованности и внимательности к деталям;
• Проактивность, инициативность, ответственность и позитивный настрой;
• Тактичность, стрессоустойчивость и умение выстраивать коммуникацию с разными категориями людей.

Условия:

• Офис в Москве, 5 мин от м. Нахимовский проспект.
• Режим работы: понедельник–пятница, 09:00–18:00. Роль офис-менеджера при руководителе требует гибкости: в периоды поездок или насыщенных деловых дней время начала/окончания работы может корректироваться по взаимному согласованию.
• Зарплата: 115 000 до вычета налогов. «Белая», по ТК РФ.
• Минимум бюрократии, решения за час, никаких «бесконечных согласований». Корпоративы — не формальность: игры, выезды, совместные активности по интересам.