Администратор / Офис-менеджер / Делопроизводитель

Обязанности:

• Регистрация входящей, исходящей корреспонденции и внутренней документации в системе электронного документооборота (1С).
• Предварительное рассмотрение и направление входящих документов на ознакомление и/или на исполнение путем формирования резолюций, включая постановку на контроль с установлением срока исполнения в системе электронного документооборота, снятие с контроля, осуществление контроля исполнения резолюции руководителя.
• Подготовка совещаний, график постоянных совещаний (реестр), внеочередные оперативные совещания, сбор материалов к повестке в т.ч. анализ выполненных предыдущих задач, оповещение участников, подготовка помещений, ведение журнала учета, реестр протоколов в журнале учета, согласование протоколов с участниками.
• Проверка документов на соблюдение инструкции по делопроизводству, корректировка (при необходимости)
• Формирование, текущее хранение и подготовка дел к передаче в архив, включая составление внутренних описей дел.
• Участие в оптимизации и автоматизации процессов документооборота
• Размещение в 1С договоров, служебных записок, заявок на закупку и иной документации, отправка по маршруту согласования, контроль прохождения маршрута, подписания и направления адресату, исполнителю и т.д.
• обеспечение функционирования офиса

Требования:

• Высшее образование, вашим преимуществом будет дополнительное профессиональное образование (прохождение программ переподготовки) по делопроизводству и архивному делу.
• Опыт работы от 1го года в области делопроизводства и документооборота, архивного делопроизводства .
• Опыт работы в роли регистратора/делопроизводителя/администратора в системах электронного документооборота;
• Уверенный пользователь ПК: 1С, MS Office, MS Excel.
• Грамотная письменная и устная речь, ведение деловой переписки и составления проектов организационно-распорядительных документов, шаблонов документов.
• Ответственность, пунктуальность, внимание к деталям, высокая исполнительская дисциплина.
• Умение эффективно работать в команде, инициативность, умение работать в режиме многозадачности, доброжелательность.

Условия:

• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00.
• Оформление в соответствии с трудовым законодательством.
• Испытательный срок 3 месяца.
• Комфортабельный офис;
• Место работы: г. Дзержинск, Игумновское шоссе , дом 15А