проспект Мира 101Вс1
Должностные обязанности:
Регистрация авторских договоров и внесение информации в систему:
- ведение единого реестра авторских договоров;
- работа с бумажной версией документа (внесение номера, даты, сканирование, обезличивание конфиденциальных данных и т.д.);
- создание нового проекта в системе с внесением ключевой информации (данные авторов, проценты по выплатам, сроки действия, принадлежность к каталогу т.д.).
2. Работа с документами, относящимися к договорам (дополнительное соглашение, акт о принятии рукописи к рассмотрению, акт об одобрении, акт о введении в эксплуатацию, договор об отчуждении и др.):
- работа с бумажной версией документа (внесение номера, даты, сканирование, обезличивание конфиденциальных данных и т.д.);
- внесение изменений в основной договор в системе (добавление нового автора/наследников, изменение распределения гонорара, срока действия договора и др.).
3. Закрытие проектов:
- работа с бумажной версией документа о закрытии договора (соглашение о расторжении, уведомление о прекращении действия договора, служебная записка);
- внесение информации о закрытии договора в систему (загрузка документа, изменение статуса проекта с обоснованием и т.д.).
4. Работа с сигнальными экземплярами книг:
- получение и передача сигнальных экземпляров изданий главным специалистам;
- информирование авторов о вышедших изданиях;
- заказ авторских экземпляров в отделе логистики.
5. Работа с авторами:
- связь с авторами по вопросам актуальности данных (банковские реквизиты, данные паспорта и др.).
6. Работа с отчетами в системе:
- формирование отчетов по запросу.
7. Работа с запросами от дивизиона продаж:
- формирование перечня действующих договоров;
- предоставление информации о полном составе авторского коллектива по конкретным проектам.
8. Работа с архивом авторских документов:
- формирование архива авторских документов (договоры, доп. соглашения, согласия на обработку персональных данных и др.);
- перемещение пакета документов из раздела «действующие» в раздел «расторгнутые»;
- проверка пакета документов на соответствие статусу проекта («действующий» или «расторгнутый»);
- уничтожение дубликатов, копий личных документов, рецензий и др.;
- проверка наличия документов в системе, загрузка отсутствующих в системе документов и внесение информации по ним.
Требования к специалисту:
- высшее образование (предпочтительно библиотечно‑информационное или в сфере издательского дела);
- опыт работы не менее 2-х лет в сфере документооборота или издательской деятельности;
- опыт ведения реестров и баз данных;
- опыт взаимодействия с контрагентами;
- знание правил обработки и защиты персональных данных;
- знание порядка оформления и ведения договорной документации, принципов организации архивного хранения документов, правил сканирования и обработки электронных документов (включая обезличивание конфиденциальной информации);
- умение проверять комплектность и корректность документов;
- навыки архивирования и систематизации документов;
- грамотная письменная и устная речь;
- опыт деловой переписки и телефонных переговоров;
- внимание к деталям и аккуратность при работе с числовыми данными (проценты выплат, сроки и т. д.);
- уверенный пользователь MS Office (особенно Excel и Word);
- опыт работы с системами электронного документооборота (знание Microsoft Dynamics AX (Axapta) будет являться преимуществом);
- владение программами для сканирования и обработки изображений;
- ответственность и исполнительность;
- внимательность и скрупулезность;
- организованность и самодисциплина;
- коммуникабельность и вежливость в общении;
- способность к обучению и освоению новых инструментов и регламентов.
