Привет :)
О нас: Мы – международный инвестиционный фонд, специализирующийся на доверительном управлении капиталом. Мы принимаем средства клиентов и приумножаем их, торгуя на крупнейших институциональных биржах мира
Офис: м. Цветной бульвар, Москва.
Немного о роли:
Операционная и административная позиция. Роль – это «точка опоры» для команды: ты помогаешь держать под контролем процессы, координируешь поездки, встречи, документы и берешь на себя всё, что позволяет команде фокусироваться на ключевых задачах
Что предстоит делать:
Командировки и визы:
- Организация деловых поездок «под ключ»: билеты, отели, трансферы
- Периодическая визовая поддержка и подготовка маршрутов (редкие задачи)
- Оперативная координация и перепланирование при изменениях
Календарь и встречи:
- Ведение календарей команды и руководителя
- Назначение встреч (внутренние и внешние)
- Подготовка инвайтов, ссылок, переговорных, повестки
- Контроль follow-up по итогам встреч
Документы и база знаний:
- Поддержание структуры документов и папок
- Работа с SharePoint / Wiki / внутренними базами
- Ведение заметок, шаблонов и систематизация материалов
Коммуникации:
- Деловая переписка с партнёрами и подрядчиками
- Подготовка follow-up сообщений
- Контроль статуса задач и открытых вопросов
Финансы и расходы:
- Сопровождение счетов и возмещений
- Сбор и проверка подтверждающих документов
- Контроль согласований и базовая сверка
Офис и закупки:
- Координация административных задач офиса
- Работа с закупками, доставками и подрядчиками
Разовые задачи:
- Выполнение срочных и нерегулярных поручений
- Поддержка команды в операционных вопросах
Требования:
- Опыт работы в роли ассистента отдела / руководителя ИЛИ операционной должности от 3 лет
- Английский от B2 уровня
- Сильные организационные навыки и умение работать в многозадачности
- Внимание к деталям и аккуратность в работе с документами
- Опыт работы с календарями, таблицами и документами
- Грамотная устная и письменная речь
- Самостоятельность и умение соблюдать дедлайны
- Готовность работать с задачами разного уровня срочности
- Дискретность при работе с внутренней информацией
Условия:
-
Офисный формат: офис у м. Цветной бульвар / гибрид обсуждаем
-
Техника и софт: ноутбуки Apple, периферия, подписки на AI (Claude и др.)
-
Официальное оформление по ТК РФ
