Офис-менеджер с функцией координатора перевахт сотрудников

Обязанности:

• Ведение внутреннего и внешнего документооборота (письма, приказы, протоколы, служебные записки, доверенности), включая взаимодействие с курьерскими службами.

• Приём и распределение входящих звонков.

• Подготовка поручений руководства.

• Организация и контроль обеспечения жизнедеятельности офиса (закупка канцтоваров, оборудования, подарков и т.д.).

• Подготовка внутренних мероприятий и совещаний.

• Организация командировок руководителей (покупка билетов, бронирование гостиниц, оформление виз и пропусков).

• Организация заезда и выезда вахтового персонала:

• оформление заявок на пропуска для трудоустраиваемых сотрудников;
• согласование с Заказчиком списков заезжающего/выезжающего персонала;
• выбор оптимального маршрута от места жительства сотрудника до базового города;
• приобретение, сдача и переоформление проездных документов;
• бронирование и продление гостиниц при необходимости;
• сопровождение процесса перевахты.

Требования:

• Приветливость, доброжелательность, добросовестность, инициативность.

• Умение работать в режиме многозадачности, развитые организационные навыки.

• Грамотная устная и письменная речь, навыки ведения переговоров и деловой переписки, соблюдение норм делового этикета.

• Внешний вид: от бизнес-кэжуал до строгого делового стиля.

• Уверенное владение ПК, офисным пакетом программ и оргтехникой.

Условия:

• Дружный коллектив, хорошее руководство;
• График работы: пятидневная рабочая неделя, с 09.00-18.00; (или 08.00-17.00, на выбор)
• Корпоративные мероприятия, новогодние подарки детям;
• Оформление на работу в соответствии с ТК РФ;
• Кофе, чай, сладости;
• Комфортный офис расположен в центре Москвы, около м. Кропоткинская.