Делопроизводитель

Компания FILIN – профессиональная команда по созданию инновационных решений, направленных на формирование технологичного имиджа клиентов.

Мы с 2011 года занимаемся интерактивными выставочными стендами, инсталляциями и музеями.

Обязанности:

• Ведение документооборота компании, включая регистрацию, учет и хранение документов;

• Вести базы данных, реестры и журналы учета документов (договоров, писем, приказов, распоряжений) в электронном и/или бумажном виде;

• Вести учет отправленной корреспонденции, сохранять подтверждения об отправке;

• Составление деловых писем, приказов, протоколов.
• Оформление договоров, ДС, актов;
• Распределять входящие документы по отделам или конкретным исполнителям в соответствии с резолюциями руководства и установленными правилами документооборота;
• Контролировать сроки исполнения документов, поступивших на рассмотрение в Общество, и поручений, данных Руководителем;
• Информировать Руководителя о ходе исполнения документов и о возможных задержках;

• Обеспечивать рабочее место отдела канцелярскими принадлежностями, бланками документов и другими необходимыми расходными материалами;

• Взаимодействовать с техническими службами Общества по вопросам обслуживания оргтехники отдела;

• Обеспечивать функционирование жизнедеятельности офиса в том числе закупку для офисных нужд;

• Оформлять необходимые документы для направления сотрудников в командировки (служебные задания, приказы о направлении в командировку, авансовые отчеты);

• Сопровождать процесс командировки, оказывать поддержку сотрудникам в решении возникающих вопросов (например, изменение билетов, продление);

• Координировать календарь непосредственного руководителя в лице Исполнительного директора;

• Вносить данные в табель учета рабочего времени в соответствии с установленными правилами и условными обозначениями;

• Взаимодействие с различными отделами компании для своевременного получения и передачи документов.
• Контроль за соблюдением сроков исполнения документов.

Требования:

• Опыт работы на аналогичной позиции от 2-х лет;
• Знание делопроизводства в полном объёме;
• Системность в работе;
• Опыт работы в ЭДО;
• Владение ПК на уровне уверенного пользователя.
• Умение работать с большим объемом информации.
• Внимательность к деталям и организованность.
• Коммуникабельность и умение работать в команде.

Условия:

• Стабильная зарплата 2 раза в месяц (итоговый уровень заработной платы обсуждается с успешными кандидатами на собеседовании);
• Официальное трудоустройство (согласно ТК РФ), оплачиваемый отпуск и больничный.
• График работы: понедельник-пятница, с 09:30 до 18:30.
• Уютный офис, современная техника.