Ассистент руководителя / Executive Assistant

Мы ищем ассистента для Первого лица компании - проактивного и системного помощника, готового взять на себя полное администрирование рабочих и личных процессов руководителя.

Чем предстоит заниматься:

• Управление графиком и коммуникациями: планирование рабочего дня "под ключ", оперативное разрешение конфликтов в расписании;
• Организация встреч: от бронирования локаций до подготовки материалов и подведения итогов (протоколирование, контроль исполнения поручений);
• Администрирование: подготовка отчетов по командировкам, составление служебных записок, контроль документооборота. Выполнение личных поручений разной степени сложности, соблюдение офисного гостеприимства (чай/кофе);
• Взаимодействие с окружением: координация работы личного водителя, курьеров, приём доставок. Контроль важных дат (дни рождения партнеров/коллег), выбор и заказ подарков/цветов;
• Travel-поддержка (business & personal): разработка сложных маршрутов, бронирование авиа/жд билетов и отелей (в т.ч. VIP-уровня), трансфер. Визовая поддержка: сбор документов, взаимодействие с консульствами и сервисными центрами;
• Event-менеджмент: организация корпоративных и частных мероприятий (дни рождения, торжества) - от идеи до реализации;
• В будущем - поддержка семьи: координация домашнего персонала. Контроль бытовых вопросов: оплата счетов, выполнение поручений руководителя и его супруги.

Что мы хотим видеть:

• От 3 лет в должности персонального ассистента первого лица (обязателен релевантный опыт);
• Готовность работать в офисе (гибридный график не предусмотрен).
• Высшее образование;
• Продвинутый пользователь Google-инструментов (Не просто пользоваться, а уметь использовать расширенные функции - свести несколько гугл-календарей в один - как пример), знание основ делового этикета и протокола;
• Английский на уровне Upper-Intermediate (B2) и выше (свободная грамотная устная и письменная коммуникация) - на уровне, достаточном для общения с отелем в Испании, например).
• Знание основ документооборота, 1С, Сбис - будет плюсом, готовы научить;
• Высокая степень ответственности, автономность (умение решать задачи без микроменеджмента), эмоциональный интеллект и абсолютная конфиденциальность;
• Опыт в сфере travel-поддержки.
• Чуткость и заботливость, умение соблюдать баланс между официальным стилем общения и открытой теплой коммуникацией.