Секретарь-референт

Обязанности:

• Организует документационное и информационное обеспечение деятельности руководителей и работников Общества.
• Производит внесение информации по совещаниям, иным мероприятиям с участием генерального директора Общества в планировщик (органайзер).
• Участвует в подготовке совещаний и организует их техническое обслуживание.
• Оказывает помощь в подготовке/актуализации докладов генерального директора вышестоящему руководству.
• Готовит документы и материалы, необходимые для работы генерального директора, документальное оформление решений руководителя.
• Производит организацию приема генеральным директором посетителей, установление порядка приема для различных категорий посетителей.
  • Осуществляет организацию приема деловых партнеров в офисе, выполняет сервировку чайного (кофейного) стола.
• Осуществляет организацию и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя, обеспечение необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• Ведет делопроизводство, в том числе с ограничительными грифами, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Осуществляет прием и обработку распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки), их регистрацию и учет, систематизацию и хранение, отправку и получение, ведет журналы регистрации.
• Осуществляет подготовку проектов писем, приказов, распоряжений и других документов по вопросам, входящим в компетенцию Общего отдела, ознакомление сотрудников с содержанием распорядительных документов.
• Обеспечивает организацию исполнения решений и осуществление контроля исполнения поручений генерального директора Общества, производит предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений.
• Производит формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения, выполняет подготовку и передачу дел в архив.
• Производит заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения генерального директора и работников Общества.
  • Осуществляет подготовку проекта служебного задания руководителя, проекта приказа о служебной командировке, оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий.
  • Осуществляет проработку маршрута руководителя, увязку его с расписанием транспорта.
  • Осуществляет обработку материалов командировок, оформление отчетов о командировках генерального директора.
• Осуществляет передачу работникам Общества информации, касающейся поездки: маршрут следования, места регистрации, точек пересадок, условия и правила перевозки багажа, информации, касающейся места проживания, расположения, условий проживания.
• Выполняет обязанности ведущего специалиста (выполняющего административно-хозяйственное обеспечение Головной организации и организацию работы архива) во время его отсутствия.
• Разрабатывает, внедряет, в случае необходимости – актуализирует локальные нормативные документы, регламентирующие деятельность Общества по вопросам, входящим в компетенцию работника.

Требования:

• Высшее профессиональное образование.
• Опыт работы: не менее 2 лет профильного стажа, не менее 3-х лет в должности секретаря референта или приравненных к ней должностях.
• Дополнительные навыки и знания: уверенное пользование компьютером (программы MS Word, MS Excel, MS Outlook, Интернет), опыт работы в системах электронного документооборота и делопроизводства; умение проводить анализ по профилю своей деятельности, готовить проекты необходимых документов.
• Умение работать с большим объёмом информации, аналитический склад ума, умение работать с документами, способность работать эффективно в условиях ограниченного времени, умение работать в команде, быстрая обучаемость, умение принимать самостоятельные решения.
• Грамотный устный и письменный русский язык. Развитые коммуникативные навыки. Знание делового этикета.

Условия:

• Работа в крупной, стабильной компании;

  Официальная, стабильная, своевременная заработная плата 58400,00 руб. на руки;

  Оформление в полном соответствии с ТК РФ;

  Ежегодный оплачиваемый отпуск 28 к.д., социальное страхование в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством РФ;

  ДМС, социальные выплаты и компенсации;

  График: 5/2 (пон.-четв.: 9.00-18.00, перерыв для отдыха и питания с 13:00 до 13:45, пятница: 9.00-16.45);

  Место расположения: г. Краснодар, ул. Новокузнечная, д. 84