Каменноостровский проспект 37
Основные обязанности:
- Организация работы по делопроизводству (аудит, восстановление документации, текущий документооборот компании работодателя и его клиентов, курирование процессов согласования, подписания, передачи/получения оригиналов документов, отслеживание сроков действия документов);
- Ведение учётных реестров по документам;
- Подготовка документов по различным задачам (по запросу государственных органов, подрядчиков, руководителя);
- Работа в электронных системах Работодателя и его клиентов, таких как: 1С, Битрикс 24, Финкопер, системы ЭДО и подобные (постановка и контроль задач, ведение карточек клиентов, согласование документов)
- Координация и контроль перевода подрядчиков на работу через ЭДО (электронный документооборот);
Что ждем от кандидата:
- опыт работы с договорными документами, базовые знания по юридическому оформлению документов;
- способность к самоорганизации рабочего времени;
- умение выдерживать большое (но реально выполнимое) количество задач за день без потери качества;
- знание программ 1С, Битрикс- 24, MS office или готовность к быстрому обучению;
- способность к анализу задач и принятию ответственности за способы их решения;
- умение искать необходимую информацию в различных открытых источниках;
- умение анализировать и систематизировать информацию;
Желательные, но не обязательные качества кандидата:
- любовь к работе с документами и порядку;
- понимание, как ваша работа влияет на другие отделы и бизнес-процессы. Способность предложить улучшение, а не просто исполнить инструкцию;
- понимание юридических и финансовых последствий документа (например: нет оригинала договора – нет возможности обосновать сделку в суде или при проверке);
- умение видеть место документов в деятельности компании;
Если у кандидата нет таких качеств, то достаточно желания этому научиться.
Указанный в вакансии оклад формируется из оклада и KPI. Показатели KPI при внимательной и корректной работе являются спокойно достижимым критерием.
Из чего складывается КРI:
1. Актуальность и полнота данных в электронной базе Nextdoc (выборочная проверка / аудит) на конец каждого рабочего дня;
2. Своевременность отклика на поступившую задачу (по договорной работе обратная связь в течение рабочего дня, по обработке счетов как оснований для оплаты в течение 1 рабочего часа)
3. Обратная связь по результатам проверки документа подразделениями компании (в течение рабочего дня после получения ответа по процессу);
4. % задач, закрытых с первого раза без ошибок по регламенту, от общего количества поступивших в текущем месяце.
Условия:
- оформление возможно по ТК РФ и по договору ГПХ;
- график 5/2 с 9 до 18 по мск;
- гибридный график работы (3 дня в неделю удалённый режим, 2 дня в неделю работа в офисе клиента, на текущий момент это станция метро Петроградская)
