Московская улица 26
Обязанности:
- Работа с телефоном и посетителями
· Приём и распределение входящих звонков (в т.ч. фильтрация нерелевантных).
· Встреча гостей, предложение чая/кофе, оповещение сотрудников о приходе посетителей.
· Контроль порядка в зоне ресепшн / приёмной.
- Документационное обеспечение
· Регистрация входящей и исходящей корреспонденции (письма, факсы, заявки).
· Отправка документов почтой, курьером, по электронной почте.
· Формирование папок, архивирование документов согласно номенклатуре дел.
· Подготовка проектов писем, приказов, протоколов под диктовку руководителя.
· Контроль за сроками исполнения поручений (напоминание сотрудникам и руководителю).
- Организация работы руководителя
· Планирование рабочего дня: составление и корректировка календаря встреч.
· Напоминание о совещаниях, звонках, задачах.
· Бронирование переговорных комнат, заказ оборудования (проектор, конференц-связь).
· Участие в подготовке совещаний: рассылка повесток, сбор материалов.
· Заказ билетов (авиа, ЖД), гостиниц, трансферов для командировок руководителя.
- Административно-хозяйственная деятельность
· Контроль наличия канцтоваров, хозтоваров, воды, расходников для оргтехники.
· Заказ бумаги, картриджей, бланков, визиток.
· Взаимодействие с клининговой службой, техническим персоналом.
· Организация ремонта оргтехники (принтер, МФУ, компьютер).
- Вспомогательные задачи
· Подготовка чая/кофе для руководителя и гостей.
· Внесение данных в базы.
· Выполнение личных поручений руководителя.
Требования:
- ПК MS Word, Excel, на уровне уверенного пользователя
- Опыт от 1 года секретарём / офис-менеджером
Образование не ниже среднего специального (желательно курсы делопроизводства) - Оргтехника МФУ, сканер, факс,
- Личные качества стрессоустойчивость, многозадачность, вежливость, конфиденциальность
Условия:
- офис рядом с центром.
- график 5/2 с 09:00 до 18:00
- оклад+квартальные премии.
