Офис-менеджер

Вакансия компании: ООО АЛТЭК

«Алтэк» – одна из наиболее динамично развивающихся компаний в сфере комплексного оснащения предприятий питания и торговли. Была образована в 2008 году. «Алтэк» предлагает широкий спектр продукции и услуг, в том числе технологическое проектирование пищевых цехов, монтаж и сервисное обслуживание техники. Компания активно работает во всех регионах России и странах СНГ.
Основное направление деятельности «Алтэк» – поставка профессионального кухонного оборудования, посуды и инвентаря.

Мы ищем организованного и ответственного специалиста, который возьмёт на себя координацию административных и хозяйственных процессов в компании.

Обязанности:

1. Материально‑техническое обеспечение:

   • закупка и учёт канцелярских товаров, бытовой химии, напитков, расходных материалов для оргтехники;

   • взаимодействие с подрядчиками и поставщиками услуг (интернет, связь, клининг, техобслуживание).

2. Работа с оргтехникой:

   • контроль состояния офисной техники (принтеры, сканеры, телефоны и т. д.);

   • организация обслуживания и ремонта оборудования.

3. Хозяйственное обслуживание:

   • обеспечение чистоты и порядка в офисе;

   • координация работы клининговой службы.

4. Документооборот:

   • приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции (бумажной и электронной);

   • подготовка и отправка исходящих документов, контроль сроков исполнения;

   • ведение внутренней документации: журналов, табелей учёта рабочего времени

   • оформление пропусков, разрешений, доверенностей;

   • архивирование документов, обеспечение их сохранности и конфиденциальности;

   • работа с электронными системами документооборота (СЭД), CRM, ERP (например, «1С:Предприятие»);

   • отправка через ЭДО договоров, спецификаций, счетов;

   • регистрация и отправка писем через «Почту России».

5. Организация мероприятий и встреч:

   • планирование и организация встреч, совещаний, переговоров: бронирование переговорных комнат, подготовка материалов, оповещение участников;

   • организация обучения и тренингов (бронирование залов, приглашение тренеров, рассылка материалов).

6. Поддержка командировок:

   • бронирование билетов и гостиниц;

   • оформление виз и страховок;

   • составление маршрутов;

   • формирование авансовых отчётов по командировкам и представительским расходам.

7. Коммуникация и обслуживание гостей:

   • приём и маршрутизация входящих звонков, ведение телефонных переговоров;

   • встреча и сопровождение гостей, партнёров, клиентов;

   • поддержка внутренних коммуникаций: рассылка объявлений, информирование сотрудников о новостях компании.

8. IT‑поддержка и онлайн‑мероприятия:

   • обеспечение видеосвязи и онлайн‑конференций (Zoom, Teams, Skype): настройка, тестирование, устранение неполадок.

9. Адаптация и администрирование:

   • помощь в адаптации новых сотрудников: знакомство с офисом, выдача доступов, оформление рабочего места;

   • хранение и актуализация контактной информации сотрудников;

   • учёт мелких расходов, сбор и оформление первичных документов (чеков, квитанций).

Требования к кандидату:

• среднее специальное или высшее образование;

• опыт работы в аналогичной должности от 1 года;

• уверенное владение ПК: Microsoft Word, Excel, Outlook, интернет‑браузерами;

• навыки работы с офисной оргтехникой;

• знание принципов делопроизводства, документооборота и архивного дела;

• опыт работы с системами ЭДО, CRM и ERP (в т. ч. «1С:Предприятие»);

• грамотная устная и письменная речь, хорошая дикция;

• ответственность, самоорганизованность, пунктуальность, внимательность к деталям;

• развитые коммуникативные навыки и умение работать в режиме многозадачности.

Условия работы:

• работа в стабильной и динамично развивающейся компании;

• официальное оформление по ТК РФ, полностью белая заработная плата;

• график работы: с понедельника по пятницу с 09:00 до 18:00, обеденный перерыв — 1 час;

• возможности для профессионального роста и развития;

• комфортный офис в 3 минутах от станции метро «Чёрная Речка»;

• бесплатные чай, кофе и фрукты за счёт компании;

• оборудованная столовая для персонала;

• корпоративные мероприятия;

• испытательный срок — 2 месяца;

• уровень заработной платы — по результатам собеседования.