Офис-менеджер

Группа компаний «Альянс» — команда профессионалов с 20-летним опытом работы на рынке, объединяющая более 1000 специалистов. Наши клиенты — крупнейшие компании страны: «Газпром», «Лукойл», «РЖД», «Росатом», «Норникель» и другие. Мы гордимся тем, что наши решения помогают развивать ключевые отрасли экономики России.

В 2024 году мы сделали стратегически важный шаг, приобретя оборудование «Лиотех» — лидера в производстве литий-ионных аккумуляторов в России. Мы зарегистрировали бренд «Лиотех», сохранив преемственность в направлениях и уникальный опыт серийного производства.

Наши продукты используются как в оборонной промышленности, так и в гражданских отраслях, решая задачи, в которых традиционные решения неэффективны: обеспечивают стабильную энергию для самых сложных процессов — от бурения твердых пород до строительства дорог в труднодоступных регионах.

Сейчас мы ищем Офис-менеджера для поддержки производственного подразделения с широким кругом задач: от документооборота и приема гостей, до работы с данными по расходу материалов в 1С.

• Обеспечивать организационно-техническое сопровождение деятельности руководства (Генерального директора и Директора по производству): приём и передача корреспонденции, подготовка документов и материалов, организация заседаний и совещаний, ведение протоколов;
• Контролировать исполнение приказов, распоряжений и поручений руководства сотрудниками, а также соблюдение сроков выполнения указаний;
• Работать с документами: регистрация входящей и исходящей документации, ввод информации в ИС предприятия, проверка правильности оформления проектов документов, редактирование;
• Оформлять приказы директора по деятельности производственной площадки (кроме кадровых и бухгалтерских) и доводить их до сведения работников;
• Обеспечивать телефонную связь руководителя, приём и передачу информации по факсу и другим каналам связи, составление писем, запросов и ответов по поручению руководства;
• Организовывать работу офиса: закупка канцтоваров, расходных материалов и ТМЦ, их хранение и распределение, контроль чистоты и порядка (включая клининг), соблюдение санитарных норм и противопожарной безопасности;
• Вести архивное делопроизводство с соблюдением требований ЕСКД (конструкторская, технологическая, производственная документация), формировать дела по номенклатуре и сдавать их в архив;
• Контролировать доставку/отправку почты через отделение связи, организовывать приём посетителей, содействовать рассмотрению их просьб и предложений;
• Координировать завершение рабочего дня: приведение в порядок рабочих мест, отключение оргтехники, освещения и оборудования;
• Выполнять отдельные служебные поручения Генерального директора и Директора по производству, информировать руководство о недостатках в обслуживании посетителей.

Нам важно:

• Знание основ делопроизводства и документооборота;
• Умение составлять и оформлять организационно-распорядительные документы (письма, приказы, протоколы, служебные записки);
• Навыки организации встреч, совещаний, переговоров (подготовка помещений, материалов, координация участников);
• Навыки работы с курьерским службами, управления корпоративной почтой;
• Пользователь 1С (1С:ERP). Умение вносить данные, формировать отчеты по расходу сырья и материалов, проводить документы;
• Понимание основных принципов учета ТМЦ;
• Владение ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
• Готовность к решению нестандартных задач: в производственной среде часто возникают срочные, непредвиденные поручения;
• Организованность и самоорганизация.

• Работу в динамично развивающемся бизнесе, гарантирующем своим сотрудникам стабильность и уверенность в завтрашнем дне;
• Оформление по ТК РФ с первого рабочего дня;
• Частичную компенсацию питания;
• Работу в дружном коллективе профессионалов;
• График работы 5/2 с 07:45 до 16:45;
• Корпоративную развозку от ст. м. Купчино (идет по Московскому шоссе, в дороге 30-40 минут).

Адрес производства: д. Новолисино, Заводская улица 1Б (Тосненский район).