Специалист в договорной отдел с функцией офис-менеджера

Обязанности:

• Блок 1 (работа с договорами и тендерами):
• сбор документации для участия в тендерах, включая запрос у смежных служб необходимых документов (учредительных, финансовых, разрешительных и иных справок и выписок согласно требованиям тендерной документации);
• передача собранного и проверенного пакета документов тендерному специалисту в установленные сроки.
• участие в составлении, согласовании и проверке проектов договоров (совместно с юристом);
• оформление дополнительных соглашений, спецификаций и протоколов разногласий;
• ведение реестров договоров, контроль сроков исполнения обязательств;
• работа в Битрикс 24: ведение воронки договорного отдела
• фиксация всех этапов работы с договорами (создание, согласование, подписание, исполнение), контроль сроков;
• взаимодействие со всеми участниками процесса согласования договоров (менеджеры, юристы, бухгалтеры, руководители) на всех этапах
• постановка задач, напоминания, сбор замечаний и согласований через инструменты Битрикс 24 (задачи, чаты, уведомления);
• ежедневная выгрузка договоров из Битрикс 24 в систему электронного документооборота (ЭДО) для подписания;
• загрузка подписанных договоров и дополнительных соглашений из ЭДО обратно в Битрикс 24 с прикреплением файлов.
• Блок 2 (офис‑менеджмент):
• приём и распределение входящей/исходящей корреспонденции;
• обеспечение жизнедеятельности офиса;
• встреча гостей и распределение телефонных звонков;
• координация до внутренних административных процессов компании;
• приведение в порядок переговорной комнаты после совещаний;
• поддержание порядка в кабинете генерального директора;
• помощь участникам в подключении к онлайн‑конференциям;
• поддержание физического архива документов в порядке;
• работа в «Битфинанс»: внесение заявок на расходование денежных средств,
• предоставление отчётных документов для бухгалтерии.

Требования:

• опыт работы с документами от 2 лет (готовы обучить)
• ответственность и аккуратность в работе

Условия:

• график 5/2 с 9 до 18 ч.
• оформление по ТК РФ
• комфортный офис