Делопроизводитель

Обязанности:

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обя­занности:

2.1 Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефону, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит информацию до руководителя.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Работает в СЭД.

2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.11. Осуществляет контроль над исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.12. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

2.13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.14. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Знания:

• - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности учреждения;

  - положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

  - структуру учреждения;

  - организацию делопроизводства;

  - методы оформления и обработки документов;

  - архивное дело;

  - машинопись;

  - СЭД;

  - правила пользования приемно-переговорными устройствами;

  - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

  - основы этики и эстетики;

  - правила делового общения;

  - правила эксплуатации вычислительной техники;

  - правила внутреннего трудового распорядка;

  - правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.