Делопроизводитель

Обязанности:

Добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, настоящей должностной инструкцией, выполнять установленные нормы труда. Осуществлять анализ законодательства по организации документооборота и ведению делопроизводства; системы документооборота и ведения делопроизводства в образовательном учреждении.Осуществлять прогноз тенденций изменения требований к организации документооборота и делопроизводства для определения требований по оснащению рабочих мест работников образовательного учреждения, потребности образовательного учреждения в необходимом программном обеспечении. Выполнять технические функции по документационному обеспечению образовательного учреждения. Разрабатывать технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники; унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Осуществлять подготовку проектов приказов по основной деятельности по поручению заведующего образовательным учреждением. Осуществлять регистрацию входящей, исходящей корреспонденции, письменных обращений граждан, обращений юридических лиц, договоров, приказов по основной деятельности, внутренней переписки и т.д. Осуществлять работу с электронной почтой образовательного учреждения, с сервером департамента образования Администрации города Тюмени (проверять наличие писем, распоряжений, своевременно отдавать их в работу и т.д.). Осуществлять прием и регистрацию внутренней служебной корреспонденции в сроки, установленные законодательством, в том числе, поступившую на электронную почту образовательного учреждения. Обеспечивать сохранность документов, поступающих в делопроизводство. Систематизировать, регистрировать передавать документы на исполнение в соответствии с резолюцией заведующего образовательным учреждением. Формировать исполненные документы в дела по определенным участкам работы в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность. Осуществлять подготовку и передачу в архив образовательного учреждения документов, законченных делопроизводством. Осуществлять своевременно и качественно копировальные и множительные работы на оргтехнике. Осуществлять организацию телефонных переговоров заведующего образовательным учреждением, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения заведующего образовательным учреждением их содержание. Осуществлять прием посетителей (физических и юридических лиц), оказывать содействие (при необходимости) в организации личного приема заведующего образовательным учреждением и оперативности рассмотрения обращений. Давать гражданам разъяснения справочного характера по вопросам работы образовательного учреждения. Осуществлять отправку и своевременную доставку исполненной документации по адресатам. Составлять номенклатуру дел. Систематизировать и размещать дела, вести их учет. Осуществлять контроль соблюдения сроков исполнения контрольных документов, прохождения и своевременного возвращения исполнителями документов, подлежащих возврату, со всеми материалами по их исполнению. Консультировать работников образовательного учреждения по вопросам организации делопроизводства и составления различных документов. Принимать участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений, в работе иных коллегиальных органов (комиссий), осуществлять функции дежурного администратора в соответствии с локальными актами образовательного учреждения. Взаимодействовать с родителями (законными представителями) воспитанников в рамках своих должностных обязанностей.

Требования:

• Прием и первичная обработка входящих документов.
• Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
• Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем.
• Регистрация входящих документов.
• Организация доставки документов исполнителям.
• Ведение базы данных документов организации.
• Ведение информационно-справочной работы.
• Обработка и отправка исходящих документов.
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Контроль исполнения документов в организации.
• Разработка номенклатуры дел организации.
• Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.
• Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения.
• Формирование дел.
• Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
• Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению.
• Составление внутренней описи дел для особо ценных документов.
• Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.