Руководитель отдела документооборота

Ищем руководителя, который выстроит документооборот, как систему работы с контрагентами и внутри организации, со стандартами, регламентами и контролем исполнения.

Обязанности:

• Организация и контроль документооборота. Выстраивание, стандартизация и оптимизация системы документооборота в компании: формирование процессов документооборота, входящие, исходящие, внутренние документы;
• Мониторинг процессов документооборота и оптимизация работы;
• Администрирование работы СЭД;
• Организация и контроль работы с ЭДО с контрагентами: Диадок, СБИС;
• Методологическая поддержка сотрудников при работе с системами документооборота.​​​​​​ Первичная документация и договорная работа;
• Организация процесса работы с первичной документацией и по взаимодействию с контрагентами;
• Согласования договоров, контроль прохождения согласования по этапам;
• Контроль наличия подписанных оригиналов и своевременного возврата от контрагентов;
• Координация передачи первичной документации в бухгалтерию;
• Организация подготовки и оформления внутренних документов, распоряжений;
• Доведение внутренних документов до исполнителей, контроль обратной связи;
• Ведение протоколов совещаний, контроль исполнения поручений;
• Работа с корпоративной почтой, построение бизнес-процесса и формирование регламентов по регистрации, распределению, контролю;
• Управление отделом документооборота: постановка задач, контроль качества работы;
• Формирование стандартов и регламентов для команды.

Требования:

• Опыт в делопроизводстве или документообороте — от 3 лет, из них не менее 1 года на позиции старшего специалиста или руководителя;
• Глубокое знание правил документооборота: ГОСТ Р 7.0.97-2016, номенклатура дел, сроки хранения по 125-ФЗ;
• Знание 1С, уверенный пользователь Word, Excel, Outlook; или СЭД;
• Опыт разработки регламентов, инструкций по делопроизводству, шаблонов документов;
• Грамотная письменная речь;
• Умение работать с большим объёмом задач, расставлять приоритеты и контролировать исполнение;
• Опыт внедрения СЭД или перехода на электронный документооборот с нуля;
• Опыт работы с ЭДО-платформами;
• Профильное образование: документоведение, делопроизводство, юриспруденция, управление.

Условия:

• Трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
• Пятидневная рабочая неделя с 9.00 до 18.00;
• Офис в центре Москвы;
• Комфортное рабочее место, с необходимой офисной техникой;
• Кухня, кофемашина, чай.