Руководитель секретариата / Административный директор первого лица

Ищем зрелого административного управленца, который сможет выстроить и удерживать рабочий контур руководителя: календарь, документы, поручения, коммуникации, поездки, финансово-административные вопросы и контроль исполнения.

Это не позиция секретаря и не классический личный ассистент. Нам нужен человек уровня руководителя секретариата / административного директора / старшего помощника первого лица, способный стать для руководителя точкой опоры и самостоятельно управлять процессами, фильтровать входящий поток, видеть риски и беречь время руководителя.

• Управление календарём руководителя: встречи, звонки, совещания, мероприятия, приоритизация, контроль подготовки.
• Фильтрация входящей информации: письма, звонки, сообщения, запросы, документы.
• Организация внутренних и внешних встреч, переговоров, совещаний.
• Подготовка материалов к встречам: повестки, справки, презентации, аналитические записки.
• Контроль входящей и исходящей документации, сроков согласования и подписания.
• Ведение реестра поручений: сроки, ответственные, статусы, риски.
• Контроль исполнения поручений и регулярная управленческая обратная связь руководителю.
• Организация поездок: билеты, гостиницы, трансферы, визовая поддержка, маршруты.
• Контроль административных расходов, счетов, оплат, взаимодействие с подрядчиками.
• Участие в подготовке финансовых данных, бюджетов, документов для отчётности и деклараций.
• Выполнение доверенных личных поручений руководителя.
• Оптимизация административных процессов: календарь, документы, поручения, коммуникации.

• Высшее образование.
• Опыт от 5 лет в роли руководителя секретариата, административного директора, старшего помощника первого лица, помощника собственника / генерального директора / топ-руководителя.
• Опыт работы с руководителями высокого уровня.
• Умение не просто выполнять поручения, а самостоятельно управлять административной системой.
• Опыт контроля документов, поручений, календаря, поездок, встреч и конфиденциальных вопросов.
• Высокая грамотность, деловой стиль, умение готовить короткие и точные сообщения.
• Умение работать с большим объёмом информации и быстро выделять главное.
• Финансовая грамотность: расходы, счета, оплаты, бюджеты, базовая налоговая и декларационная логика.
• Уверенное владение MS Office, Google Docs/Sheets, календарями, мессенджерами, системами электронного документооборота.
• Высокая организованность, стрессоустойчивость, точность, самостоятельность.
• Готовность предоставить рекомендации.

Позиция не подойдёт кандидату, который привык работать только по принципу: “получил задачу — выполнил”.

Нам нужен человек, который:

• думает на шаг вперёд;
• умеет фильтровать входящий поток;
• защищает время руководителя;
• видит риски до того, как они стали проблемой;
• держит под контролем документы, сроки, поручения и людей;
• умеет работать в режиме высокого доверия и конфиденциальности.

• Полная занятость.
• Только офисный формат, не удалённо.
• Необходимость быть на связи в течение рабочего дня и в экстренных ситуациях.
• Официальное оформление.
• Прямое взаимодействие с руководителем.
• Высокий уровень доверия и доступа к задачам руководителя.
• Доход обсуждается индивидуально с финальным кандидатом.
• Возможность развития до руководителя административного блока / руководителя аппарата.