Офис менеджер/администратор офиса

Обязанности:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: (Канцтовары, расходники, мебель, техника, продукты, работоспособность оргтехники)

  - Контроль работы обслуживающих организаций ( клининг, телефония, сервисные службы и тд)

  - Оптимизация расходов офиса (контроль, анализ)

  - Администрирование корпоративной мобильной связи: учёт SIM-карт, контроль балансов

  - Договорная работа: подготовка, проверка контрагентов, регистрация, учёт, контроль исполнения договоров. ЭДО

  - Организация и ведение документооборота (бумажного и электронного): регистрация входящей/исходящей корреспонденции, ведение реестров, составление писем, запросов, подготовка ответов на входящие письма, архивирование

  - Административный документооборот: подготовка документов: договоры, счета, акты, доверенности, приказы, деловые письма и тд

  - Кадровое делопроизводство/взаимодействие с бухгалтером. Оформление приказов и доведение их до сведения работников компании, в том числе контроль за их исполнением, подготовка договор, ведение штатного расписания и тд;

  - Работа в 1С: заявки на оплату, авансовые отчёты/

  - Работа с ЭДО: Контроль счетов и закрывающих документов (УПД, акты сверок)

  - Взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами, контроль доставки документов/товаров

  - Приём и распределение входящих звонков

  - Организация приёма посетителей и деловых встреч (чай/ кофе). Поддержание порядка в офисе.

  - Организация работы офиса: ведение календаря встреч, координация встреч и совещаний (Zoom, Битрикс

  - Организация командировок: бронирование билетов, отелей, трансферов, подготовка программ поездок/Учет транспортных расходов

• Работа в CRM (Bitrix24) (научим)

Требования

• Опыт работы с аналогичными обязанностями
• Коммуникабельность и умение работать в команде
• Ответственность и ориентация на результат
• Уверенный пользователь ПК
• Умение работать в режиме многозадачности/ рассматриваем кандидатов только с активной жизненной позицией

Условия

• Официальное трудоустройство по ТК РФ/Все социальные гарантии
• Испытательный срок 2 мес. Оплата труда на испытательный срок оклад.
• После испытательного срока: /Оклад + KPI
• Стабильная заработная плата
• График работы 5/2, с 10:00 до 19:00
• Дружный коллектив и комфортный офис
• Возможность карьерного роста до ивент менеджера агентства