Офис-менеджер

Мы динамично растущая и уверенная в своем будущем транспортно-экспедиторская компания ищем Офис-менеджера.

Просим обратить ваше внимание. Резюме обязательно должно быть с фото и описанием опыта работы.

Обязанности:

• Оформление и заключение договоров и дополнительных соглашений
• Составление договоров и контрактов, ведение реестров
• Контроль подписания договоров
• Составление доверенностей
• Обеспечение офиса всем необходимым
• Поддержание порядка и жизнедеятельности офиса
• Выполнение поручений руководителя компании
• Решение организационных, хозяйственных и личных вопросов руководителя, их контроль и обратная связь
• Ведение графика встреч руководителя, напоминание о делах и встречах (запись на встречи, перенос встреч)
• Доведение до сведения работников компании распоряжений руководителя
• По поручению руководителя составление писем, запросов, таблиц и других документов
• Оперативное решение возникающих вопросов в процессе рабочего дня
• Отправка почтовой корреспонденции
• Отправка документов в ЭДО
• Ведение реестра курьерских отправлений
• Взаимодействие с курьерскими службами
• Взаимодействие с другими подразделениями компании
• Контроль, сбор, запрос, подписание и возврат недостающих закрывающих документов
• Заведение реестров оплаты (отслеживание всех счетов и оплаты по ним)
• Ведение реестра рабочих номеров сотрудников+ ежемесячное пополнение баланса
• Встреча клиентов, кандидатов и партнеров компании
• Оказание функции гостеприимства: чай/кофе
• Организация и планирование деловых встреч и поездок руководителя, а также других сотрудников компании
• Бронирование билетов и отелей
• Подготовка к совещаниям
• Поиск информации
• Печать и сканирование документов
• Поддержание в актуальном состоянии сетевых папок на общем диске
• Отслеживание графика дней рождений сотрудников. Заказ подарков и поздравление сотрудников
• Организация корпоративных мероприятий компании
• Организация рабочих мест для новых сотрудников, взаимодействие с IT отделом
• Коммуникация с арендодателем, сервисными компаниями, курьерами и подрядчиками

Требования:

• Высшее образование
• Грамотная устная и письменная речь
• Аккуратность, доброжелательность, внимательность
• Опыт работы в данной сфере
• Уверенное владение ПК, знание офисных программ

Условия:

• Оформление согласно ТК РФ.
• Оплачиваемый отпуск/больничный.
• График работы 5/2 с 10.00 до 19.00.
• Своевременная выплата заработной платы без задержек 2 раза в месяц, прозрачные условия по окладу.
• Комфортный, современный офис в центре города с оборудованной обеденной зоной.
• Молодой, динамично развивающийся коллектив.