Офис-менеджер/Документовед

Обязанности:

• Получение и регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения, передача документов на исполнение;
• Ведение учета получаемой документации в программе 1С Документооборот;
• Подготовка и архивирование документов;
• Ведение реестра отправляемой документации;
• Работа c курьерскими службами;
• Отправление и получение писем в отделении Почты России;
• Подписание документов через ЭЦП;

• В рамках электронного документооборота курация вопросов выпуска/продления ЭЦП для руководства и сотрудников, оформление МЧД;

• Обновление 1 С кабинета (возможно);

• Планирование оплат контрагентов, площадок, в соответствии с платежными днями;

• Выставление счетов на оплату от контрагентов, контроль оплаты (хоз.часть, аренда, электронные площадки, иное);

• Запросы актов сверок и закрывающих документов от контрагентов;

• Прием и перераспределение телефонных звонков;

• Пропускной режим, встреча гостей, оформление заявки на пропуск гостей;

• Взаимодействие со службами тех.поддержки;

• Сопровождение командировок:

• Помощь в подготовке тендерной документации;

• Контроль интернет-сайтов (домены, конструктор сайтов Tilda) и др.;

• Взаимодействие с арендодателями;

• Рассылка информационных писем сотрудникам;

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ хоз. и канц. товаров, воды.

• Поддержка порядка в офисе, в т.ч. взаимодействие со службой уборки.

  Требования:
• Среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена.
• Опыт работы не менее 3-х лет в административной или управленческой сфере.
• Профессиональные навыки и умения.
  • Основы делопроизводства и документооборота, умение работать с входящими, исходящими и внутренними документами.
  • Владение офисными программами (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook), а также корпоративными мессенджерами, календарями, системами видеосвязи. Полезно знание 1С, CRM-систем, инструментов для электронного документооборота.
  • Навыки деловой переписки и коммуникации, умение вести переговоры.
  • Умение работать с оргтехникой (сканер, принтер, копировальные машины и др.).
  • Навыки планирования, тайм-менеджмента, умение расставлять приоритеты.
  • знание основ бухгалтерии (для контроля бюджета);
  • навыки работы с конфиденциальной информацией;
  • умение разрешать конфликтные ситуации;
  • адаптивность, готовность быстро осваивать новые инструменты и методологии работы.
• Личные качества. Коммуникабельность, организованность, стрессоустойчивость, внимательность к деталям, умение работать в режиме многозадачности, гибкость.

Условия:

• Комфортабельный офис БЦ в шаговой доступности от метро Октябрьское Поле / МЦК Зорге;
• Оформление по ТК РФ, соц. пакет;
• Работа в дружной, позитивной, сплоченной команде профессионалов;
• График работы 5/2 (выходные суббота и воскресенье) с 09.00/10.00 до 18.00/19.00, пятница сокращенный рабочий день - 16.45/17.45.