Операционный ассистент в IT-компанию

Спектр — аккредитованная IT-компания, входит в Ассоциацию РУССОФТ. Разрабатываем и внедряем сложные цифровые продукты с фокусом на автоматизацию бизнес-планирования и IBP-процессов, а также усиливаем и ускоряем команды клиентов в формате аутстаффинга.

Мы ценим надёжных людей, на которых можно положиться, и ищем такого же бизнес-ассистента — вдумчивого, самостоятельного и внимательного к деталям.

Что нужно делать:

• Ежедневный мониторинг и обработка входящей почты — не пропустить важное, вовремя ответить, переслать адресату
• Мониторинг тендеров — отслеживание и аналитика новых закупок по заданным параметрам через систему Тендерплан, передача тендеров в работу отделу продаж. Ежедневно!
• Подготовка документов для участия в тендерах — формирование пакета, проверка на соответствие требованиям, подача
• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками — поиск, первичные переговоры, сопровождение текущих задач по мелким услугам
• Обработка текстов и подготовка графики — чистка, форматирование, сборка презентаций, оформление материалов для различных контентных направлений компании. В том числе с использованием нейросетей для ускорения работы (генерация описаний, изображений, перевод, редактура)
• Организация и сопровождение встреч — как внутри-командных, так и с клиентами/партнерами/подрядчиками
• Сбор и систематизация информации, разовые админ-задачи — любые вопросы, где нужны аккуратность, порядок, вдумчивость

Кто нам нужен (ты?):

• Маньяк работоспособности и эффективности, который умеет организовать свое время, активно применяет нейросети, не срывает сроки, стремится делать быстрей и лучше
• Ответственный — если сказал, что сделает, значит сделает. Не надо напоминать, проверять и дёргать
• Стабильный и предсказуемый — работа не требует героизма, она требует регулярности. Вы стабильно выполняете задачи день за днем
• Внимательный к деталям — не пропускает опечатки, ошибки в документах, неверные цифры. Не надо перепроверять сделанную работу
• Самостоятельный — если возник вопрос, сначала пробует разобраться сам, затем чётко формулирует, что нужно уточнить
• Цифровой профи — уверенно работаете с нейросетями (ChatGPT, Midjourney и аналоги), умеете формулировать запросы и дорабатывать результат. Не боитесь тестировать новые сервисы и инструменты.
• Конечно, же, на «ты» с офисным софтом и не только — Word, Excel/Google Sheets, работа с PDF, облачные диски, мессенджеры, базовые редакторы изображений/графики
• Грамотно пишет и говорит
• Работали в B2B — понимаете, как устроен документооборот (счёта, акты, договоры, УПД), умеете пользоваться календарями и планировать встречи, понимаете что такое деловая переписка и почему нельзя отправить письмо «Привет, скиньте КП» без подписи и темы

Условия:

• Полностью удаленная работа
• Занятость частичная, в пределах 4ч/день (это не гарантированный, а предельный объем задач)
• Оплата — почасовая на основании фактических трудозатрат (трекинг - в нашей учетной системе)

В отклике напишите 2–3 предложения, почему вам подходит эта вакансия. Отклики без сопроводительного письма не рассматриваются