Секретарь на ресепшен

Lidings — это энергичная, дружелюбная команда из 35+ специалистов, где ценят открытость, взаимовыручку и уважение друг к другу.

У нас минимум формальностей, прямое общение и свобода обсуждать идеи. Мы поддерживаем инициативу, даём обратную связь, создаем располагающую атмосфера, где можно сосредоточиться на результате и получать достойное вознаграждение. Нам важно, чтобы каждый чувствовал себя частью общего дела.

Мы ищем человека, который организует, подстрахует, напомнит и при этом будет чувствовать себя комфортно. Без сверхурочного героизма, но с искренним желанием помочь.

Для нас важны ответственность, самостоятельность, инициативность и доброжелательность. Мы особенно ценим людей, которые умеют организовывать свою работу и расставлять приоритеты и не боятся задавать вопросы.

Обязанности:

• Работа на ресепшен: приём и грамотное распределение входящих звонков; управление расписанием встреч и бронирование переговорных; сопровождение посетителей и клиентов: создание гостеприимной атмосферы, организация напитков, поддержание порядка в переговорных и приемной зоне.
• Управление конференциями в Zoom, Яндекс.Телемост.
• Регистрация, ведение реестра и обеспечение сохранности входящей, исходящей и внутренней документации.
• Работа с документами: сканирование, копирование, печать, форматирование, вычитка и корректура.
• Оформление и отправка деловой корреспонденции, координация работы курьерских служб (Почта России, курьерские службы).
• Оформление временных пропусков для гостей, курьеров, поставщиков.
• Организация командировок (покупка ЖД и авиабилетов, бронирование гостиниц, оформление трансферов) для сотрудников.
• Направление заявок на оплату в бухгалтерию и отслеживание их оплаты.
• Помощь в поиске подрядчиков для клиентских/корпоративных мероприятий.
• Помощь по поручениям коллег в рамках должностных обязанностей, участие в улучшении офисных процессов.

Требования и навыки:

• Опыт работы в аналогичной должности (желательно).

• Уверенное владение ПК и оргтехникой (принтер, сканер): MS Office, работа в CMS / юридических программах (или готовность быстро обучаться).

• Внимательность и аккуратность при работе с документами.

• Грамотная устная и письменная речь (русский язык).

• Разговорный и письменный английский язык на базовом уровне.

Условия:

• Надежный работодатель (20 лет на рынке), оформление по ТК РФ.

• ДМС после прохождения испытательного срока.

• Комфортный офис в Сити (м. Деловой Центр).

• Возможность проявлять инициативу, расти и влиять на комфорт сотрудников.