улица Фрунзе 91
Доброго дня!
Компания ООО «ТК Восток» приглашает помощника генерального директора!
С момента своего основания в 2010 году ООО «ТК «Восток» прошла путь от транспортного предприятия до крупной строительно-монтажной компании.
За 14 лет успешной работы мы накопили богатый опыт в сфере грузоперевозок, строительства и обслуживания объектов нефтяной промышленности, дорожной и аэродромной инфраструктуры. Мы гордимся тем, что являемся надежным партнером для наших клиентов, предоставляя им комплексные решения и высококачественные услуги.
Наша команда высококвалифицированных специалистов и собственный парк современной техники и оборудования позволяют нам выполнять объекты любой сложности. Присоединившись, к нашей команде, вы станете частью динамичной и амбициозной компании, где сможете внести свой вклад в развитие отрасли и реализовать свой профессиональный потенциал.
Ваши задачи:
Организация и контроль делопроизводства на предприятии:
· Обеспечение контроля за соблюдением требований по ведению делопроизводства.
· Методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях.
· Разработка, внесение изменений и поддержание в актуальном состоянии внутренних стандартов и нормативной документации по делопроизводству (СТП ИСМ).
· Контроль за правильным составлением, оформлением и написанием документов.
Документооборот и работа с корреспонденцией:
· Обеспечение своевременной обработки входящей и исходящей корреспонденции, ее доставка по назначению.
· Регистрация входящих (письма, служебные записки) и исходящих документов в системе электронного документооборота (Директум).
· Контроль за отправкой исходящей корреспонденции через почтовые и курьерские службы.
· Прием, предварительная сортировка и распределение документации, поступающей на рассмотрение Генеральному директору.
Контроль исполнения поручений и распорядительных документов:
· Контроль за исполнением приказов, распоряжений и поручений Генерального директора.
· Ведение контроля за соблюдением сроков исполнения документов.
· Подготовка отчетов для руководства о ходе исполнения поручений.
· Создание поручений в системе Директум и контроль их исполнения.
Организационное и информационное сопровождение деятельности Генерального директора:
· Планирование рабочего графика Генерального директора.
· Организация приема гостей Генерального директора (встреча, регистрация, обслуживание).
· Подготовка и организация заседаний, совещаний (сбор материалов, оповещение участников, ведение протоколов).
· Организация служебных командировок (бронирование билетов, гостиниц, оформление документов).
· Подготовка писем, запросов и других документов по поручению руководства.
· Обеспечение рабочего места Генерального директора необходимыми средствами оргтехники и канцелярскими принадлежностями.
Административно-хозяйственное обеспечение:
· Обеспечение структурных подразделений канцелярскими товарами.
· Планирование бюджета и анализ расходов на общехозяйственные
Нужды офиса.
· Организация материально-технического обеспечения мероприятий (переговоры,
презентации, кофе-брейки).
· Контроль за сохранностью материальных ценностей.
Финансово-отчетные функции:
· Подготовка финансовой отчетности Генерального директора и передача в бухгалтерию.
· Контроль за закрытием/возвратом подотчетных сумм Генерального директора, выплатой командировочных.
Работа с документальным фондом:
· Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и обеспечение их сохранности.
Требуемые навыки и компетенции:
Высшее образование;
Стаж работы по профессии - не менее 3-х лет;
Прикладные навыки
Цифровая грамотность: Уверенное владение офисными пакетами (MS Word, Excel) и системой 1С:ДО, 1С:ERP.
Делопроизводство: Опыт ведения электронного и бумажного документооборота. Знание стандартов оформления официальных писем, приказов и протоколов.
Управление календарем: Профессиональное планирование рабочего дня руководителя, организация встреч и совещаний без накладок (тайм-менеджмент).]
Travel-поддержка: Бронирование билетов, отелей, трансферов и составление сложных логистических маршрутов (командировочных треков).
Бизнес-аналитика: Способность работать со сводными таблицами в Excel. Умение делать структурированные презентации (PowerPoint).
Финансовая грамотность: Базовое понимание бюджетирования, финансовой отчетности и первичных бухгалтерских документов.
Гибкие навыки
Коммуникабельность: Умение находить подход к разным людям, грамотная устная и письменная речь. Умение дипломатично, но твердо контролировать выполнение задач другими отделами.
Стрессоустойчивость: Сохранение эффективности в условиях жестких дедлайнов, форс-мажоров и резкой смены приоритетов.
Конфиденциальность: Абсолютная надежность в хранении коммерческой тайны и личной информации руководителя.
Многозадачность: Способность одновременно вести несколько разноплановых проектов без потери качества.
Проактивность: Навык работы на опережение: способность предугадывать запросы руководства и презентовать готовые сценарии решения задач вместо стандартных вопросов.
Ждем Ваших резюме!
Благодарим за интерес, проявленный к нашей компании. Стандартный срок рассмотрения резюме - 14 дней. Отсутствие ответа в течение двух недель означает, что пока мы не можем предложить Вам подходящую вакансию. Ваше резюме сохраняется в базе данных, и если вакансия появится, мы предложим её Вам для рассмотрения.
