Специалист по документообороту и организации внеучебной деятельности в Центр студенческого досуга

Мы, Центр студенческого досуга и творчества “Кирпич” — подразделение СПбГАСУ, отвечающее за внеучебную работу с обучающимися. У нас работают творческие студии: театральная, танцевальная, хор, музыкальная (вокальная и инструментальная), фотостудия, медиастудия (съёмка, соцсети, дизайн).

Мы с обучающимися постоянно организуем мероприятия на своей базе и не только: рок-фестиваль, танцевальные фестивали, квизы, стихотворные вечера, вечера знакомств, театральные постановки, медиавстречи, экскурсии по городу.
Участвуем в городских и всероссийских конкурсах. У нас обучающиеся сами создают собственные творческие проекты, а мы помогаем им с документами, координацией и ресурсами.

Нам нужен человек, который возьмёт на себя документооборот, базы данных, общение с обучающимисяи организационные хлопоты.

Обязанности:

• Документооборот и отчётность

  Оформление служебных записок, приказов о мероприятиях, смет, отчётов.

  Работа в 1С Документооборот — приём, регистрация, отправка документов.

  Подготовка отчётов (сбор данных, заполнение форм, отправка в установленные сроки).

  Работа с распоряжениями — отслеживание поступления, доведение до ответственных, контроль исполнения.

• Контроль сроков и дедлайнов

  Контроль за своевременной сдачей отчётов руководителями студий, напоминание о сроках.

  Ведение общей таблицы мероприятий (даты, ответственные, статус готовности).

  Следить за соблюдением дедлайнов руководителями студий и обучающимися по разным вопросам (подача заявок, сдача сценариев, подготовка реквизита и т.д.).

  Напоминание о сроках — проактивная рассылка уведомлений за несколько дней до крайней даты.

• Координация и распределение задач

  Распределение заданий на коллег, руководителей студий и обучающихся (согласование с руководством).

  Постановка задач в CRM или Google Таблицах, контроль выполнения.

• Создание форм и презентаций

  Разработка Google Форм для сбора заявок на мероприятия, записи в студии, обратной связи.

  Подготовка презентаций (PowerPoint / Google Slides) для отчётных собраний, защиты студенческих проектов.

• Работа с обучающимися

  Консультирование по записи в студии, участию в проектах.

  Помощь в заполнении Google Форм (заявки, согласия на обработку данных, служебные записки для обучающихся).

  Ведение графика работы студий.

• Помощь в организации мероприятий и студенческих проектов

  Сбор заявок через Google Формы. Составление списков участников, подготовка сертификатов, благодарностей, регистрация на месте.

  Рассылка расписаний репетиций, приглашений, напоминаний участникам.

  Координация собственных творческих проектов обучающихся — от идеи до отчётных документов.

• Работа в CRM и базах данных

  Ведение баз данных в Excel и Google Таблицах: списки участников студий, контакты обучающихся, реестры заявок на конкурсы.

  Формирование отчётов по количеству участников, проведённых мероприятий, активности студий.

• Регистрация и учёт:

  Контроль входящей/исходящей корреспонденции (писем, коммерческих предложений), ведение их реестров

• Редкая задача: работа с подрядчиками

  Поиск подрядчиков по запросам отдела (изготовление баннеров, аренда зала, кейтеринг, призы, закупка оборудования), проверка запросов, подготовка договоров, контроль подписания.

Требования:

• Высшее образование (направление не принципиально, но приветствуется гуманитарное, педагогическое или управленческое).

• Опыт работы в делопроизводстве, административной роли, молодёжной политике или образовании от 1 года до 3 лет.

• Уверенный пользователь ПК: Excel (сводные, ВПР), Word, Google Таблицы, Google Формы, PowerPoint (или Google Slides).

• Знаете, как работать с ЭДО и любой CRM.

• Умеете организовывать работу других (ставить задачи, контролировать сроки, напоминать).

• Грамотная устная и письменная речь, вежливость и терпение в общении с обучающимися.

• Внимательность к деталям — датам, фамилиям, цифрам.

• Будет большим плюсом: интерес к творчеству, танцам, музыке, театру, фотографии или медиа; опыт в организации мероприятий.

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня.

• График: 09:00 – 17:00, суббота и воскресенье – выходной.

• Отпуск: 28 календарных дней.
• Уровень зарплаты зависит от опыта работы.