Секретарь на ресепшн/Офис-менеджер (с функцией помощника)

Обязанности:

• Прием, координация телефонных звонков,
• Административное сопровождение работы офиса;
• Учет входящей -исходящей документации;
• Встреча посетителей, административная поддержка встреч;
• Взаимодействие в представителями арендодателя, заказ заявок на пропуска в офис;

• Обустройство офисного пространства;

• Организация новых рабочих мест для сотрудников. Координация размещения сотрудников;

• Оперативное решение административно-хозяйственных вопросов в офисе;

• Организация командировок сотрудников: Заказы авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц.
• Функциональный блок по маркетингу:
• Направление ТЗ действующим подрядчикам с пояснением задачи
• Нарезка и скачивание видеороликов, размещение в общем сетевом доступе для менеджеров
• Заполнение таблиц и загрузка фотографий в облачное хранилище для сайтов партнёров
• Сбор и передача в маркетинг закрывающих документов согласно требованиям
• Коммуникация с подрядчиками при отсутствии необходимых документов
• Подготовка мероприятий с партнёрами (согласование списков, обзвон, сбор информации, выезд на площадки, приёмка и упаковка материалов)
• Проверка макетов визиток перед печатью
• Подготовка мерча: приём, учёт, распределение по регионам

Требования:

• Высшее образование
• Умение работать с большим потоком информации в режиме многозадачности
• Устная и письменная грамотность
• Презентабельный внешний вид, аккуратность, стрессоустойчивость
• Практические навыки делового этикета
• Активность, коммуникабельность, доброжелательность
• Искреннее желание заботиться об офисе и помогать в работе нашему коллективу
• Уверенный пользователь ПК (Excel, Word), 1С - желательно.

Условия:

• Работу у одного из самых комфортных и стабильных работодателей климатического рынка.
• Отсутствие микроменеджмента в управлении и возможность принимать самостоятельные решения.
• Работа в офисе Золотая ул., 11, БЦ "Золото"
• График: 5/2, пн-чт. 9:30 – 18:30 (можно сдвигать в пределах получаса), по пятницам рабочий день короче на 1 час.
• Компетентное и открытое к диалогу руководство.
• Всестороннюю поддержку на этапе адаптации, полноценное введение в должность.