Секретарь-делопроизводитель

Обязанности:

• Работа с входящими и исходящими звонками, контроль обратной связи;

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учёт и направление в соответствующие отделы организации;

• Передача для исполнения необходимой документации от руководителя; • Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением;

• Ведение электронной базы документов;

• Обеспечение мер по сохранности необходимой документации;

• Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации;

• Участие в описи документов;

• Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для аккредитации региональных федераций;

• Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства;

• Отслеживание актуальности номенклатуры документов;

• Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства;

• Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам;

• Организация приёма и встреча посетителей;

• Контроль и обеспечение функционирования офиса, координация взаимодействия с внешними организациями: пожарной и охранной службами, управой, управляющей компанией; • Посещение почтового отделения для отсылки и приёма необходимой корреспонденции; • Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности;

• Подготовка и отправка справок по запросам членов сборных команд РФ или региональных спортивных федераций;

• Взаимодействие с контрагентами организации по выписке авиа/жд билетов, а также бронирования проживания для сотрудников и членов сборных команд РФ;

• Отработка трансферных листов;

• Помощь и взаимодействие со спортивным отделом по сбору и сканированию посадочных талонов;

• Организация отправки спортивного оборудования или наградного материала и др. необходимых предметов для нужды сборных команд или проведения соревнований через логистические компании;

• Формирование и ведение баз данных: контактов сотрудников, информации о региональных спортивных федерациях, контактов профильных министерств и ведомств;

• Осуществление мониторинга и ведение календаря дней рождений сотрудников организации и руководителей региональных федераций; организовывать сбор денежных средств (в установленных порядке и пределах) и приобретение подарков; обеспечивать своевременную доставку (вручение) подарков адресатам, в том числе с оформлением сопроводительной документации при необходимости;

• Ведение делопроизводства контрольно-дисциплинарного комитета: подготовка материалов к заседанию; вызов на заседания приглашенных лиц; информирование лиц, в отношении которых ведется дисциплинарное производство, о дате, месте и времени проведения заседания; ведение протокола заседания; направление решений для публикации на сайте;

• Взаимодействие с управой района по вопросам работы «Клуба единоборств» (передача показаний счетчиков, информирование о готовящихся мероприятиях, ведение отчетности по проведенных мероприятиях, составление графика мероприятий, включение мероприятий в календарные планы работы управы района, взаимодействие по другим вопросам).

Требования:

• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года (опыт в спортивной сфере будет преимуществом);

• Понимание работы с документами: архивация, обмен, составление, анализ и т.п.;

• Уверенные пользователь ПК, орг. техники;

• Грамотная устная и письменная речь;

• Отсутствие страха новых задач;

• Умение спрашивать и уточнять, когда возникает непонимание;

• Доведение дел до конца;

• Пунктуальность;

• Аккуратность;

• Инициативность;

• Работа в команде и индивидуально.

Условия:

• рабочее время: 9.00-18.00 или с 10.00 до 19.00 суббота и воскресенье - выходные дни;
• корпоративная связь;
• испытательный срок 3 месяца;
• офис в шаговой доступности от метро (10 минут пешком);
• оформление согласно ТК.