Тернопольская улица 6
АЛТ-ИНЖИНИРИНГ — динамично развивающаяся инжиниринговая компания. Мы ищем внимательного и ответственного офис-менеджера, который станет надёжным звеном в административной и документационной работе команды.
ЦЕННЫЙ КОНЕЧНЫЙ ПРОДУКТ
Офис-менеджер обеспечивает бесперебойную административную и документационную поддержку компании: порядок в документообороте, контроль оплат и чёткую работу офиса.
Обязанности:
Документооборот и почта
- Физический сбор корреспонденции с почты и её сортировка:
Письма, договора, документы с печатью контрагента → в бухгалтерию
УПД и товарные накладные → скан + отправка на почту бухгалтера с фиксацией даты и времени
Письма от судов, налоговой, силовых структур → лично директору
- Сбор УПД от поставщиков (по структуре: год–месяц–неделя–название поставщика)
- Разбор и распределение электронной почты компании
- Разбор ЭДО (электронный документооборот)
- Оформление и ведение доверенностей
- Подготовка предсудебных уведомлений
Финансовый контроль
- Контроль оплат: своевременные напоминания менеджеру
- Проверка контрагентов перед осуществлением оплат
Организация офиса
- Ответы на входящие звонки и первичная маршрутизация обращений
- Закупка продуктов и напитков для офиса (1 раз в месяц)
- Бронирование переговорной комнаты для командных координаций
- Распределение ответственности за сбор бухгалтерских документов (ежеквартально)
Поддержка руководителя
- Выполнение оперативных поручений руководителя
- Напоминания об аукционах и ключевых событиях
- Подготовка и организационное сопровождение стратегических сессий
KPI — КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ
- 100% собранных и корректно оформленных документов (УПД, доверенности)
- Своевременная обработка и распределение входящей корреспонденции
- Контроль оплат без задержек
- Оперативное выполнение поручений руководителя
- Чёткая организация работы офиса, отсутствие жалоб со стороны команды
Требования:
- Внимательность и аккуратность при работе с документами
- Ответственность и пунктуальность
- Базовое владение ПК: электронная почта, сканирование, работа с файлами
- Умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности
- Грамотная устная и письменная речь
- Будет плюсом: опыт работы с ЭДО, знание 1С, опыт делопроизводства
Условия:
- Возможно совмещение с учёбой (неполный рабочий день)
- Заработная плата: от 40 000 руб./мес. — при полной занятости выше
- Стабильные выплаты 2 раза в месяц
- Компенсация абонемента в спортзал (ежемесячно)
- Дополнительный доход с проектов
- Дружная команда и интересные задачи
