Помощник руководителя отдела административного сопровождения

Обязанности:

• Обеспечение бесперебойной работы руководителей: прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции, подготовка необходимых материалов для совещаний и встреч. Помощь в организации и проведении совещаний;

• Поддержание эффективной коммуникации: координация взаимодействия между структурными подразделениями – оперативная связь между руководством и сотрудниками компании;

• Планирование и логистика: планирование рабочего графика руководителей, включая координацию командировок, визитов и совещаний;

• Оформление командировочных и прочих документов: оформление всей отчетной документации по командировкам руководителей (авансовые отчеты, приказы, служебные задания, маршрутные листы), подготовка заявлений;

• Прием и сопровождение посетителей: организация приема посетителей, помощь в оперативном рассмотрении их просьб и предложений;

• Подготовка документов: по запросу руководителей подготовка и оформление различных видов документации, включая приказы, распоряжения, служебные записки, письма, отчеты и другие необходимые документы;

• Ведение делопроизводства: делопроизводство, связанное с документооборотом руководителей, включая обработку и учет входящих, исходящих и внутренних документов в системах электронного документооборота;

• Контроль документооборота: контроль правильности оформления и движения документов, поступающих на подпись руководителям;

• Сбор и предоставление информации: сбор, систематизация и предоставление руководителям необходимой информации и материалов;

• Аналитическая работа: анализ поступающей информации, составление аналитических справок и докладов;

• Информирование о нормативных актах: своевременное ознакомление руководителей с актуальными нормативными документами;

• Мониторинг сроков: контроль и регулярный мониторинг сроков исполнения документов и поручений руководителей;

• Контроль поручений: контроль исполнения поручений вышестоящего руководства и подчиненного персонала;

• Коммуникации: прием и обработка телефонных звонков, управление электронной почтой, обеспечение конфиденциальности информации руководителей;

• Обеспечение рабочего пространства: поддержание порядка в рабочих кабинетах руководителей, обеспечение их необходимыми канцелярскими принадлежностями и организация уборки помещений;

• Организация корпоративных мероприятий: участие в организации и координации корпоративных мероприятий, встреч с партнерами и контрагентами, обеспечение необходимой логистики и технической поддержки (бронировании помещений, заказ кейтеринга, подготовка необходимых материалов, а также координация участников);

• Взаимодействие с внешними службами: взаимодействие с внешними службами и поставщиками услуг, такими как курьерские службы, службы такси, гостиницы;

• Управление запасами: своевременное пополнение запасов канцелярских товаров, расходных материалов для оргтехники и других необходимых для офиса принадлежностей, контроль их рационального использования;

• Техническая поддержка: первичная техническая поддержка руководителям в работе с офисной техникой и программным обеспечением, при необходимости координация взаимодействия со специалистами IT-службы для решения более сложных вопросов.

Требования:

• Образование: Высшее;

• Знание компьютерных программ: Microsoft Office (Excel, Word), Outlook, 1C:Документооборот, Битрикс24;

• Знание иностранных языков (язык, степень владения): Английский язык (А1) (желательно, но не обязательно);

• Опыт работы: От 3 лет (с руководителями высшего звена: ГД, ЗГД);

• Готовность к ненормированному графику работы, опыт работы с высшими руководителями производственных компаний.

Условия:

• Полный социальный пакет в соответствии с ТК РФ;
• Официальное оформление, белая заработная плата;
• Оказание материальной помощи в соответствии с корпоративной социальной политикой;
• График работы: пн-чт с 9:00 до 18:00, пт с 09:00 до 17:00;
• Программа ДМС, включая стоматологию и экстренную медицинскую помощь, после 3 месяцев работы в компании;

• Широкие возможности для профессионального развития: возможность участия в проектной работе, обучение от компании.