Офис-менеджер (подразделение СДЭК)

Мы — подразделение международной логистической компании СДЭК, работающее в сегменте B2B.

Ищем в команду профессионала, который воспринимает роль офис-менеджера как административную позицию с высокой степенью доверия и вовлечённости. Если вы чувствуете, что умеете быть «стражем времени и эффективности», любите порядок и готовы взять на себя эту роль — будем рады знакомству.

Обязанности:

1. Офис и хозяйство

• Заказ воды, кофе, чая, сахара, сливок, посуды
• Контроль запаса расходников (бумага, ручки, стикеры, картриджи)
• Заказ канцелярии и хозтоваров
• Контроль чистоты в офисе (связь с клинингом)
• Организация мелкого ремонта (лампочки, мебель, техника)
• Взаимодействие с управляющей компанией / арендодателем (пропуска, коммунальные вопросы, доступ)

2. Общий документооборот (офисный)

• Приём, отправка, регистрация входящей/исходящей корреспонденции
• Работа с курьерскими службами
• Сканирование, распечатка, копирование документов
• Сортировка и хранение документов в офисе (в бумаге)
• Распечатка и отправка почтой или курьером оригиналов закрывающих документов (акты, счета-фактуры, УПД) для клиентов, которые работают без ЭДО

3. Бухгалтерский документооборот (техническая поддержка)

• Сбор первичных документов от контрагентов (акты, счета, УПД, накладные)
• Сканирование документов для бухгалтера
• Загрузка отсканированных копий в облачное хранилище (Google Диск / папку для бухгалтера)
• Передача оригиналов документов в архив

4. Кадровый документооборот (техническая поддержка)

• Сбор и сканирование кадровых документов (заявления, приказы, договоры, личные карточки)
• Загрузка отсканированных копий в облачное хранилище (Google Диск / папку для бухгалтера)
• Сортировка и хранение оригиналов кадровых документов
• Помощь в оформлении простых типовых документов по шаблону (заявления, доверенности, уведомления) — только под контролем кадровика

5. Коммуникация и администрирование

• Встреча гостей (чай/кофе, пропуск, проводить до переговорной)
• Ответы на общие звонки в офис (у нас как раз нет единого офисного номера, мы его и заведем)
• Помощь сотрудникам с мелкой офисной логистикой (заказать пропуск, найти форму документа, отправить документы)

6. Закупки и подрядчики

• Поиск и контроль подрядчиков по офисным услугам (клининг, ремонт, курьеры, питьевая вода)
• Заказ и приём товаров для офиса (подарки для сотрудников, цветы, корпоративные мелочи)

7. Поддержка мероприятий

• Организация небольших командных активностей (поздравления с днём рождения, заказ еды на встречу, сбор средств на подарок).

Требования к кандидату:

• Опыт: от 1 года на позиции офис-менеджера или администратора. Желательно из небольшой компании, где один человек закрывал все офисные задачи.
• Навыки: работа с документами (сканирование, отправка, курьеры), знание офисной логистики (вода, канцелярия, расходники), грамотный русский язык (письменно и устно).
• Личные качества: ответственность, системность, внимание к деталям, стрессоустойчивость, самостоятельность.

Условия:

• Оформление: ТК РФ.
• З.П.: руб. в мес.
• Формат: полная занятость, 5/2, в офисе
• Работа напрямую с первым лицом
• Высокий уровень доверия.

Почему у нас хочется работать:

• Современный и эргономичный офис в бизнес-центре рядом с м. Ладожская;
• Дружный, энергичный, коллектив (средний возраст ~30 лет);
• Возможность учиться у сильных руководителей;
• Атмосфера взаимопомощи.

Не требуется: высшее образование, английский, креативность, стратегическое мышление, амбиции.

Ждем ваших откликов)