Администратор офиса

Ищем ответственного, системного и стрессоустойчивого администратора, который не ждет указаний, а сам контролирует все запасы, документооборот и состояние офиса.

Обязательное условие – уверенное владение Bitrix24 (задачи, Диск, Живая лента, Календарь, Контакты, Веб-формы/Чаты). Нам нужен человек, для которого отсутствие протечек, пустых картриджей и сброшенных звонков – норма, а не подвиг.

Обязанности:

• Контроль запасов и бюджета

  – ведение учета расходников (бумага, картриджи, посуда, вода, клининг), своевременный заказ, мониторинг остатков, чтобы сотрудники никогда не сталкивались с нехваткой.

  – соблюдение утвержденного бюджета; любое превышение >5% – только после предварительного согласования;

• Документооборот и Bitrix24

  – прием, регистрация и передача входящей/исходящей корреспонденции, счетов и договоров с обязательной загрузкой скан-копий в соответствующие папки Диска Bitrix24, привязкой к задачам или контактам.

  – все документы направляются адресатам без задержек, а факт отправки фиксируется в портале (комментарий к задаче или отправка через почту Битрикс24);

• Контроль состояния офиса

  – ежедневный обход переговорных, санузлов, кухни, общих зон; проверка окон, оборудования, отсутствие протечек и аварий;

• Работа с заявками сотрудников через Bitrix24

  – оперативное реагирование на обращения (сломался стул, не работает принтер, нет воды) – все заявки принимаются через задачи или Веб-формы Bitrix24.

  – большинство заявок закрывать в день поступления, статус и сроки отслеживать в портале;

• Адаптация новичков

  – полная подготовка рабочего места к первому дню нового сотрудника: пропуск, канцтовары, доступы, техника.

  – заранее завести контакт новичка в Bitrix24, проверить доступы к папкам и задачам;

• Ресепшн и телефония

  – прием внешних звонков, корректная маршрутизация, отсутствие сброшенных вызовов; встреча гостей с соблюдением стандарта приветствия;

• Организация мероприятий в Bitrix24

  – участие в планировании корпоративов, тимбилдингов, праздников с соблюдением бюджета и высоким уровнем организации.

  – все чек-листы, бюджеты и согласования вести в задачах и Календаре Bitrix24;

• Подмена коллег

  – выполнение обязанностей администратора в период отсутствия (отпуск/болезнь) без увеличения штатной нагрузки, с отдельной доплатой.

Требования к кандидату:

• Опыт ведения бюджета на канцтовары, воду, клининг, хозтовары и мелкий ремонт;
• Знает, как сравнивать поставщиков, экономить без потери качества;
• Понимает, что такое «критичные расходники» (бумага, картриджи, посуда) и умеет строить систему неснижаемого запаса (страховой минимум);
• Делопроизводство и Bitrix24;
• Опыт приема, регистрации и передачи входящих/исходящих документов, счетов, договоров;
• Грамотная устная и письменная речь, четкая дикция, доброжелательный тон;

• Стрессоустойчивость, доброжелательность и проактивность.

  Сохраняет спокойствие в конфликтных и аварийных ситуациях (протечка, сломанное оборудование, недовольный посетитель).

  Вежлив с людьми любой эмоциональной окраски, предлагает конструктивные решения, а не оправдания.

  Не «сбрасывает» проблему на других, пока не убедится, что вопрос решен.

Условия:

• Работа в крупной строительной компании в команде профессионалов;
• Руководство, которое стремится помочь и усилить сотрудников;
• Молодой, дружный, профессиональный коллектив любящий то, чем он занимается;
• Официальное оформление по ТК РФ;
• Медицинское обслуживание, вознаграждение за выслугу лет, материальная помощь к отпуску, льготные путевки для сотрудников;
• График работы: 5/2;
• Место работы: г. Реутов (м. Новогиреево, м. Новокосино, МЦД-4 "Реутов").