улица Декабристов 30
Цель должности: Обеспечивать единые стандарты ведения делопроизводства, устойчивую работу СЭД и контроль исполнения документов во всех подразделениях АО «КНП».
Основные задачи
Организация единой системы делопроизводства и документооборота в АО «КНП» с учётом отраслевой специфики (топливо/энергетика).
Обеспечение полного жизненного цикла документов: регистрация, движение, исполнение, хранение и архив, уничтожение по срокам.
Обеспечение корректной и надёжной работы системы электронного документооборота (СЭД) и обучение пользователей.
Функциональные обязанности:
Организация документооборота
Разработка и актуализация внутренних регламентов: инструкции по делопроизводству, схемы документооборота, номенклатура дел, инструкции по работе в СЭД.
Установление единых требований к оформлению документов (приказы, распоряжения, договоры, служебные записки, протоколы, письма).
Ведение справочников контрагентов и внутренних подписантов в СЭД (совместно с юристами и бухгалтерией).
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией:
Приём, регистрация, сканирование и распределение входящей корреспонденции (бумажной и электронной).
Контроль своевременной регистрации исходящих документов и их отправки адресатам (почта, электронные сервисы, ГИС, ЭДО).
Организация работы с конфиденциальной, служебной и коммерческой тайной: особые журналы, допуск, ограничения копирования.
Контроль исполнения документов:
Постановка контролируемых документов на контроль, работа со сроками, формирование поручений в СЭД.
Ежедневный мониторинг просрочек, формирование отчётов руководству и «пинание» должников в мягком, но жёстком режиме.
Подготовка аналитики: статистика по исполнению поручений, «узкие места» по подразделениям, предложения по оптимизации процессов.
Архив и хранение документов
Формирование дел, описей, подготовка и передача дел в архив.
Организация работы ведомственного архива: условия хранения, доступ, выдача дел, подготовка архивных справок.
Контроль сроков хранения и организация уничтожения документов по актам, в том числе электронных.
Взаимодействие с IT и внедрение СЭД
Участие в выборе, внедрении и сопровождении СЭД (техническое задание, тестирование, обучение).
Формирование пользовательских требований к доработкам (маршруты согласования, шаблоны, отчёты, интеграции с 1С, почтой и т.п.).
Контроль корректности настроек прав доступа, соответствия требованиям по защите персональных данных.
Управление командой:
Распределение нагрузки внутри отдела, постановка задач, контроль сроков и качества работы.
Обучение новых сотрудников, повышение квалификации команды, наставничество.
Проведение внутренних проверок качества делопроизводства в подразделениях, разбор ошибок и внедрение корректирующих действий.
Требования к кандидату
Основные требования:
Высшее образование (юридическое, управленческое, документальное обеспечение управления, архивоведение или смежные).
Дополнительное образование/курсы по делопроизводству, электронному документообороту, архивному делу — как плюс.
Опыт работы в делопроизводстве/документообороте не менее 5 лет, из них не менее 2–3 лет в роли руководителя отдела или зама.
Опыт внедрения и сопровождения СЭД (как минимум участие в проектах по внедрению, настройке маршрутов, обучению пользователей).
Знания:
Нормативная база по делопроизводству и архивному делу (ГОСТ Р, правила организации хранения и уничтожения документов).
Требования по защите персональных данных и коммерческой тайны, принципы информационной безопасности в части документов.
Принципы построения и оптимизации бизнес-процессов документооборота в компании с филиальной сетью.
Навыки и компетенции
Уверенное владение СЭД (DocsVision, Directum, ТЕЗИС, 1С:Документооборот или аналоги), офисными приложениями.
Навыки описания бизнес‑процессов, подготовки регламентов, инструкции для пользователей.
Управленческие навыки: постановка задач, контроль, развитие сотрудников, работа с сопротивлением изменениям.
Личные качества: системность, педантичность к деталям, устойчивость к рутине, умение «дожимать» исполнителей без конфликта.
Условия:
Официальное трудоустройство с первого рабочего дня
Прекрасно организованное рабочее место
Поддержка со стороны IT
Наличие ежемесячных и ежеквартальных премий
Расширенный социальный пакет
