Специалист административного отделения

1. Цель должности

Обеспечение бесперебойной работы административной инфраструктуры компании, поддержка деятельности Генерального директора и руководителей отделений, координация внутренних сервисов, документооборота, финансово-административных и организационных процессов компании.

2. Непосредственный руководитель – заместитель генерального директора

3. Основные обязанности

3.1. Ведение документооборота

3.2. Финансово-административная поддержка: планирование административных расходов, работа с первичной документацией, координация выставления бухгалтерских документов, оплат по договорам, организация и архивирование бухгалтерской документации

3.3. Офис и инфраструктура:

• организация работы офиса и удаленных рабочих мест сотрудников,
• контроль закупок оборудования, расходных материалов и сервисов,
• взаимодействие с арендодателями, провайдерами связи и иными поставщиками услуг,
• контроль работы курьерских и почтовых сервисов,
• организация переездов и оснащения рабочих мест.
• контроль расходов на содержание офиса и административную поддержку.

3.4. HR-поддержка:

• координация обеспечения сотрудников доступами и оборудованию
• организация оформления кадровых документов.
• учет отпусков, командировок, больничных и иных кадровых событий.

3.5. Командировки

• организация командировок сотрудников,
• бронирование билетов и гостиниц,
• подготовка документов по командировкам.

3.6. Административные задачи, в том числе администрирование систем:

• Bitrix24,
• Google Workspace,
• Platrum,
• Диадок,
• корпоративная телефония,
• корпоративные базы знаний,
• поддержка наполнения сайтов и проведение рассылок
• прочие административно-организационные задачи и задачи развития.

4. Требования к должности

• Высшее образование.
• Опыт работы в административном управлении, операционном менеджменте, финансах или проектной координации.
• Уверенное владение Excel, Google Sheets, Word.
• Навыки работы с договорами и первичной документацией.
• Знание корпоративных сервисов и систем электронного документооборота.
• Высокий уровень организованности и ответственности.
• Навыки планирования и контроля исполнения задач.

5. Условия:

• график работы: 40-часовая рабочая неделя;
• режим работы: с 09.30 до 18.30, с гибким обеденным перерывом; возможна договоренность о гибком графике;
• испытательный срок: 3 месяца;
• оплата мобильной связи;
• официальное оформление в штат.