Специалист по документообороту

Инновационный prevent age курорт "Первая линия" Health Care Resort", совмещающий в себе высококлассную медицину и превосходный отдых - это место где каждый сможет обрести баланс здоровья, молодости и красоты. Мы в поиске Специалиста по документообороту!

Цель должности

Обеспечение полного, своевременного и достоверного документооборота курорта: ведение, регистрация, хранение и контроль исполнения приказов, договоров и корреспонденции, а также синхронизация нормативно-справочной информации (цены, программы, приказы) между учётными системами компании (1С, Bitrix24, Logus, сайт hcresort.ru) для устранения расхождений данных и исключения прямых потерь выручки.

Чем предстоит заниматься:

• Ведение делопроизводства: регистрация, учёт, хранение и архивирование входящей и исходящей документации, приказов и распорядительных документов курорта.
• Контроль исполнения приказов и распоряжений, актуализация и поддержание единого реестра действующих приказов в отношении прайс-листов и взаимодействия с контрагентами в рамках отдела продаж.
• Сверка и синхронизация цен, программ и услуг между учётными системами компании (1С, Bitrix24, Logus, сайт hcresort.ru) и действующими приказами; выявление и устранение расхождений данных.
• Подготовка, оформление и контроль документооборота по договорам с контрагентами совместно с финансовым и юридическим блоком.
• Поддержание единого архива нормативно-справочной информации: прайс-листы, программы, регламенты, приказы.
• Взаимодействие с коммерческим, финансовым и медицинским подразделениями по вопросам актуализации и согласования документов.
• Контроль сроков хранения документов и своевременного архивирования/списания в соответствии с номенклатурой дел.
• Подготовка отчётности и регулярных сводок о статусе документооборота и выявленных расхождениях для руководства.
• Участие в разработке и внедрении единых регламентов документооборота и шаблонов документов курорта.
• Контроль соблюдения требований законодательства РФ в части документооборота, хранения персональных данных и медицинской документации (в части ответственности специалиста).

Что мы ожидаем от Вас:

• Наличие высшего образования (финансы, ИТ , бух. учет)
• Опыт работы в делопроизводстве/документообороте не менее 3х лет.
• Опыт работы в гостиничном, санаторно-курортном бизнесе или медицинской организации — обязателен.
• Знание основ делопроизводства и ведения первичной документации, правил документооборота и хранения документов в РФ. Желательно: специфика документооборота санаторно-курортной/медицинской организации (приказы, регламенты, договоры с контрагентами, медицинская документация — в части хранения и доступа).
• Знание базовых принципов структуры прайс-листов и программ услуг курорта — для сверки данных между системами.

Нам важно, чтобы Вы обладали:

• Высокой степенью внимательности к деталям и аккуратностью при работе с большим объёмом однотипной информации.
• Системностью и структурностью мышления.
• Ответственностью и дисциплиной соблюдения сроков.
• Инициативностью в выявлении и эскалации несоответствий данных.
• Стрессоустойчивостью, корректностью в коммуникации с разными подразделениями.
• Грамотной деловой письменной речью.
• Навыками аккуратного ведение архива и номенклатуры дел.

Условия:

• Оформление по ТК РФ с первого дня работы, полностью "белая" заработная плата;
• Льготное питание в служебной столовой;
• Полный спектр социальных льгот (оплачиваемые отпуск и больничный лист);
• Подарки на новый год (детям и сотрудникам), подарочный сертификат сотрудникам на день рождения.
• Развозка корпоративным транспортом от ст. м. Гражданский проспект, м. Проспект Просвещения, м. Комендантский проспект, м. Парнас, м. Чёрная Речка, м. Беговая;