Секретарь руководителя

Обязанности:

• Организационное сопровождение деятельности директора
• Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора
• Прием и обработка поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передача ее в соответствии с принятыми решениями в структурные подразделения или конкретным исполнителям в процессе работы либо для подготовки ответов
• Осуществление своевременной отправки исполнительных документов по адресам
• Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя
• Подготовка служебных материалов для работы руководителя
• Администрирование АИС "СД" руководителя (контроль поступления и исполнения документов)
• Выполнение функций администратора ЭДО ПМ
• Регистрация входящий документов в ЭДО ПМ, перенаправление их исполнителям
• Регистрация исходящих документов в ЭДО ПМ и направление их получателям
• Администрирование официального почтового адреса организации (обработка, направление исполнителю входящих сообщений, подготовка, регистрация, направление получателям исходящей корреспонденции
• Администрирование личного кабинета руководителя в ЕКИС (направление поступающей информации исполнителям, контроль своевременности заполнения форм сбора данных)
• Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование
• Организация проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем
• Осуществлять контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение отдела делопроизводства, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль
• Ведет контрольно-регистрационную картотеку
• Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями
• Организация приема посетителей
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив
• Выполнять отдельные служебные поручения руководителя

Требования:

• Высшее профессиональное образование
• Стаж работы на аналогичных должностях
• Умение работать с текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами, ЭДО ПМ и другими сервисами
• Соблюдение правил деловой переписки и государственные стандарты на организационно-распорядительную документацию

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК РФ
• График работы с 9:00 до 18:00
• Заработная плата по договоренности