Личный помощник руководителя

В партнерскую компанию ищем личного помощника руководителя, который станет надежной опорой в организации рабочего дня и поддержания порядка в бизнес-процессах. Мы ищем самостоятельного и ответственного специалиста, который возьмёт на себя личные, организационные и административные задачи, а также будет помогать в координации работы проектной команды. Нам нужен проактивный специалист, который легко адаптируется к резким изменениям, готовый быстро предоставить варианты решения проблем руководителю.

Работа непосредственно с руководителем - 80% времени;

Работа с проектной командой - 20% времени.

Обязанности

Спорт и активный досуг:

• коммуникация с тренерами;
• ведение и контроль графика тренировок руководителя;
• организация спортивных мероприятий для семьи, друзей и партнёров;
• бронирование площадок, взаимодействие с тренерами и подрядчиками;
• организация питания или фуршета;
• заказ спортивной формы, инвентаря и других необходимых материалов

Путешествия:

• организация личных и семейных поездок;
• подбор и бронирование билетов, гостиниц, трансферов;
• формирование программы путешествия;
• контроль всех организационных деталей поездки.

Личные и семейные задачи:

• планирование выходных руководителя;
• организация времени с детьми;
• помощь с покупками, одеждой и бытовыми поручениями;
• администрирование домашних платежей, включая оплату школ, детских занятий и других регулярных расходов.

Мероприятия с партнёрами:

• помощь в организации деловых, спортивных и неформальных мероприятий;
• подбор площадок и подрядчиков;
• координация гостей, программы, питания и необходимых материалов;
• помощь в административном сопровождении проектов;
• ведение календаря и контроль договорённостей;
• фиксация ключевых поручений, сроков и ответственных;
• контроль исполнения поставленных задач;
• подготовка организационных и информационных материалов к встречам.

Требования

• опыт работы личным помощником, ассистентом руководителя, в консьерж-сервисе, event-агентстве или компании по организации мероприятий;
• грамотная устная и письменная речь;
• умение работать с большим количеством разноплановых задач;
• готовность оперативно включаться в личные и рабочие поручения;
• уверенное владение календарями, таблицами, презентациями и мессенджерами;
• умение самостоятельно находить подрядчиков, сравнивать предложения и контролировать результат.

Условия

• официальное трудоустройство;
• офисный или гибридный формат работы по согласованию;
• разноплановые задачи и участие в интересных деловых, спортивных и семейных проектах;
• Дружелюбный коллектив и комфортный офис.