Андреевская набережная 2с5
«Федерация Камня» — компания премиум‑сегмента, реализующая проекты «под ключ» с использованием натурального камня (мрамор, гранит, оникс и др.) для дизайна интерьеров. Работаем с девелоперами, генподрядчиками и дизайн‑бюро на объектах в России, Европе и странах Персидского залива.
Чем предстоит заниматься:
Документооборот и делопроизводство:
- Ведение документооборота компании: регистрация входящих/исходящих документов;
- Формирование архива;
- Административная помощь: сканирование, копирование, прошивание документов и т. п;
- Составление внутренней документации компании;
- Организация протоколирования внутренних встреч; применение специализированного ПО для ведения протоколов еженедельных совещаний.
Организация офисной среды и хозяйственное обеспечение:
- Контроль и поддержание порядка в офисе, соблюдение принципа ежедневной готовности к встречам гостей;
- Осуществление контроля над состоянием порядка и чистоты в офисе;
- Восстановление и пополнение хозяйственного инвентаря, средств для уборки, канцелярских принадлежностей и других ТМЦ;
- Подготовка и обеспечение рабочих мест сотрудников канцелярскими принадлежностями, техническими средствами, мебелью;
- Организация ремонтных работ в офисе;
- Организация технического обслуживания и ремонта оргтехники; обеспечение бесперебойной работы офисного оборудования;
Коммуникации, встречи и приём посетителей:
- Встреча посетителей офиса, заказ пропусков для них;
- Обновление Welcome list; оформление и актуализация подписей электронной почты;
- Организация видеоконференций (внутренних и внешних);
- Подготовка корреспонденции для отправки (Почта России, экспресс‑почта, СДЭК), работа с курьерскими службами.
Взаимодействие с подрядчиками, поставщиками и внешними организациями:
- Осуществление взаимодействия со сторонними компаниями по вопросам жизнеобеспечения офиса; взаимодействие с УК (поиск подрядчиков, заключение договоров, получение счетов, контроль оплаты, закрывающих документов, контроль выполнения услуг);
- Контроль и организация оплаты сервисов связи: телефоны, интернет, Битрикс24, ПО, топливные карты, такси;
- Оформление корпоративных сим‑карт для сотрудников, контроль своевременной оплаты счетов оператора «МегаФон», ведение личного кабинета;
- Взаимодействие с ИТ‑поддержкой;
- Ведение Битрикс24, взаимодействие с тех.службой;
- Поиск и заказ брендированной продукции.
Командировки, корпоративные мероприятия и организационная поддержка:
- Участие в организации командировок: закупка и бронирование авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц, заказ такси, ведение личных кабинетов поставщиков услуг;
- Контроль и организация поздравлений с праздниками сотрудников, партнёров и клиентов;
- Организация team building и корпоративов.
Учёт, контроль и поручения:
— Организация, учёт и контроль рабочего времени сотрудников;
- Выполнение служебных и личных поручений руководителя.
Вашим преимуществом будет:
— Высшее образование;
- Релевантный опыт в административной работе от 2-х лет;
- Навыки работы с ИИ;
- Ответственность, исполнительность, коммуникабельность, навык работы в режиме многозадачности, командный дух.
Мы предлагаем Вам:
— Достойную систему мотивации: высокий оклад плюс оплата за выполнение KPI‑показателей;
- Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня работы;
- Возможности карьерного и финансового роста;
- Работу в комфортном офисе и дружном коллективе;
- График 5/2 (09:00–18:00), выплату зарплаты 2 раза в месяц;
- Приятные бонусы в офисе: чай, кофе, снеки, конфеты, самокаты.
Как откликнуться:
В сопроводительном письме кратко (1–2 абзаца) расскажите, какой опыт у вас есть в организации документооборота и административной поддержки, а также приведите 1 пример, как вы оптимизировали какой‑либо офисный процесс.
