Секретарь - офис-менеджер

Мы работаем в сфере MICE (деловые мероприятия, конференции, выставки). Наш офис — это центр управления проектами, где кипит жизнь, каждый день приезжают поставщики (отели, площадки, авиакомпании), идёт активная работа с документами и звонками. Нам нужен человек, который возьмёт на себя порядок внутри офиса и станет надёжной опорой для управляющего директора и всей команды.

Обязанности:

• Встречать гостей и поставщиков, предлагать чай/кофе, создавать гостеприимную атмосферу.

• Отвечать на входящие звонки (в среднем 50 в день) — быстро, вежливо, по делу.

• Работать с корпоративной почтой и мессенджерами (Telegram, WhatsApp, корпоративный чат) — отвечать на вопросы в рамках своей зоны ответственности в течение 1 часа.

• Вести реестр договоров (входящие и исходящие, от поставщиков и клиентов), архивировать бумажные версии за последние 5 лет.

• Контролировать работу уборщицы (чистота офиса — ваша зона ответственности).

• Следить за наличием канцелярии, туалетной бумаги, полотенец, бытовой химии - самостоятельно заказывать расходники при необходимости (без лишних согласований).

• Проверять исправность кулера, наличие воды, картриджи МФУ и другие расходники.

• Участвовать в организации поздравлений коллег с ДР и других внутренних активностей.

• Взаимодействовать с курьерскими службами (2–3 раза в неделю).

• Выполнять поручения руководства и помогать сотрудникам по оперативным вопросам.

• Изредка — выезжать на местные мероприятия для сопровождения (не регулярно).

Требования:

• Пунктуальность, аккуратность, ответственность — на первом месте.

• Вежливость, смышлёность, стрессоустойчивость.

• Уверенное владение Word, Excel (базовый уровень: создавать документы, простые таблицы, слайды по шаблону) и оргтехникой (сканер/принтер).

• Готовность к работе в режиме многозадачности с 50+ звонками в день.

• Понимание, что чистота и порядок в офисе — ваша зона, даже если убирает другой человек.

Условия:

​​​​​​- Испытательный срок — 3 месяца. Критерии успеха: бесперебойная работа офиса без напоминаний, все договоры разнесены без ошибок, среднее время ответа на звонок — 2 гудка.

- На собеседовании — небольшое практическое задание на внимательность и работу с документами (детали раскрываем на месте).

- На кухне: раковина, посудная полка, микроволновка. Рядом несколько кафе для обеда.

- Годовая премия по итогам работы.

- Корпоративная культура — smart casual, общение без излишнего формализма, но с уважением к задачам.