Офис-менеджер

В компанию «Аспект» (инженерные системы безопасности, пожарные системы) требуется офис-менеджер — человек, который отвечает за порядок в офисе, документооборот и административную поддержку сотрудников.

Это позиция для организованного и внимательного человека, который умеет работать с документами, не теряет детали и готов взять на себя широкий круг задач — от заказа канцтоваров до отправки писем почтой и заключения мелких договоров.

Мы ценим самостоятельность и приветствуем использование современных инструментов, включая ИИ, для повышения эффективности работы.

Обязанности

Документооборот и канцелярия:

• Регистрация, учёт и хранение входящей / исходящей корреспонденции (письма, счета, договоры).

• Отправка писем и документов почтой России (регистрируемые и обычные отправления, отслеживание).

• Заказ канцелярских товаров, расходных материалов и хозтоваров для офиса, контроль их остатков.

• Подготовка и оформление мелких договоров на оказание услуг для офиса (клининг, обслуживание оргтехники, ремонтные работы, доставка воды и т.п.).

• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками по офисным вопросам (заявки, согласование, оплата — совместно с бухгалтерией).

Работа с корпоративными системами:

• Ведение базы данных в Битрикс24 (создание и редактирование задач, документооборот, работа с контактами).

• Работа с электронной почтой (обработка входящих, рассылки, оперативные ответы).

Административная поддержка:

• Приём и распределение входящих звонков, консультирование по общим вопросам.

• Приём посетителей, создание комфортной атмосферы в офисе.

• Контроль состояния оргтехники и коммуникаций, своевременный вызов специалистов при неполадках.

• Подготовка к совещаниям, заседаниям: оповещение участников, подготовка материалов.

• Выполнение служебных поручений руководителя в пределах своей компетенции.

Поддержание офиса в порядке:

• Контроль чистоты и порядка в офисе (взаимодействие с клининговой службой).

• Организация текущих ремонтных работ, если требуется (вызов мастеров, согласование, контроль выполнения).

• Обеспечение сотрудников необходимыми материалами и оборудованием для работы.

Что мы ждём

Обязательно:

• Опыт работы офис-менеджером или в административной роли от 1 года.

• Уверенное владение Битрикс24 (задачи, документооборот, CRM).

• Опыт работы с электронной почтой и офисным пакетом (Word, Excel).

• Знание делопроизводства и правил оформления документации.

• Внимательность к деталям — ошибки в документах и расчётах недопустимы.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Ответственность, пунктуальность, организованность.

Будет преимуществом:

• Опыт заключения мелких договоров (клининг, аренда, обслуживание).

• Навыки работы с ИИ-инструментами (нейросети для работы с текстами, таблицами, документами) — это поможет быстрее и качественнее выполнять рутинные задачи.

• Умение работать с CRM-системами (в т.ч. Битрикс24 на продвинутом уровне).

• Знание 1С (для учёта канцтоваров и МЦ).

• Опыт проведения закупок для офиса (канцтовары, хозтовары, мебель, оргтехника).

Образование: среднее специальное или высшее (не обязательно профильное, но приветствуется управленческое / экономическое).

Условия

• Оклад 60 000 – 65 000 ₽ на руки (зависит от опыта и владения инструментами).

• Испытательный срок 3 месяца.

• График 5/2: 8:00 – 17:00, пятница до 16:00.

• Чай, кофе, снеки в свободном доступе.

• Официальное оформление по ТК РФ.

• Компания с 10-летней историей — стабильность и порядок.

• Возможность влиять на удобство работы всего офиса — вы главный по комфорту и порядку.

О компании

ООО «Аспект» — системный интегратор в области пожарной безопасности и инженерных систем. Работаем с крупными промышленными заказчиками. В офисе — дружный коллектив, чёткие процессы и уважение к каждому сотруднику.

Ожидания от кандидата

Внимательность: Ошибки в реестрах, договорах и почтовых отправлениях обходятся дорого

Системность: Регулярные закупки, контроль остатков, плановые проверки — без хаоса

Грамотная речь: Общение с поставщиками, почтой, клиентами — вы лицо компании в этих вопросах

Ответственность: Доверие руководителя — вы исполнитель, который не требует постоянного контроля