Секретарь

Обязанности:

1. Документооборот и регистрация

Работа с ЕСЭДД (подготовка, оформление и отправка исходящей корреспонденции, контроль входящих), ведение и актуализация реестров документов и номенклатуры дел.

2. Работа с документами

Организация подписания готовых договоров (расчёт, визирование и юридическая проверка договоров закреплены за бухгалтерией), писем и других документов у руководителя.

3. Контроль поручений Комитета

Мониторинг и отработка поручений Жилищного комитета (протоколы совещаний, резолюции), отслеживание сроков исполнения, подготовка и сдача еженедельных
и ежемесячных отчётов, информирование руководителя о наступающих дедлайнах.

4. Управление коммуникациями и организация рабочего времени руководителя

Ежедневная проверка корпоративной электронной почты, фильтрация писем, оперативное информирование руководителя о срочной корреспонденции, рассылка поручений сотрудникам, ведение календаря и графика встреч (планирование совещаний, напоминание, корректировка расписания).

5. Организация внутренних совещаний

Подготовка проектов повесток, ведение протоколов (краткая фиксация решений)
и контроль их исполнения внутри УМЦ.

6. Административная работа

Ведение и актуализация телефонного справочника УМЦ (контакты сотрудников, смежных организаций, районных отделов).

Требования:

• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, ЕСЭДД).
• Владение деловой лексикой, грамотная устная и письменная речь.
• Опыт работы в делопроизводстве и документообороте.

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.

• Полный социальный пакет.
• ​​​​​​​График работы: 5/2, нормированный рабочий день.

• Место работы: Санкт-Петербург.