Руководитель службы протокола

Обязанности:

Управление протокольной деятельностью

• Разработка и внедрение стандартов протокольной деятельности Управляющей компании и дочерних компаний.
• Организация и проведение официальных совещаний и деловых встреч.
• Контроль соблюдения протокольных норм и внутренних регламентов.
• Координация работы сотрудников протокольной службы.
• Разработка методических материалов по протокольной деятельности.
• Разработка и согласование программ протокольных мероприятий.
• Контроль качества подготовки протоколов, повесток, реестров поручений и итоговых материалов.

Координация взаимодействия

• Контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками Управляющей компании и дочерних организаций.
• Организация взаимодействия с дочерними организациями по протокольным вопросам.
• Согласование графиков совещаний и деловых встреч.
• Координация работы с внешними партнерами и контрагентами по вопросам организации встреч и протокольных мероприятий.
• Обеспечение документооборота по протокольным мероприятиям.
• Систематизация документов и контроль их прохождения.

Контроль поручений и отчетность

• Мониторинг исполнения протокольных поручений.
• Фиксация решений, поручений, ответственных и сроков по итогам совещаний.
• Контроль статусов исполнения поручений.
• Подготовка аналитических материалов по результатам совещаний.
• Формирование отчетности о работе протокольных служб.
• Подготовка регулярной информации для руководства по статусам поручений, просрочкам и открытым вопросам.
• Оценка качества организации деловых встреч и протокольных мероприятий.

Развитие протокольной службы и цифровизация

• Разработка предложений по развитию протокольной службы Управляющей компании и дочерних организаций.
• Оптимизация процессов организации совещаний и деловых встреч.
• Внедрение современных стандартов протокольной деятельности.
• Анализ эффективности работы подразделения.
• Планирование развития компетенций сотрудников протокольной службы.
• Контроль бюджета на проведение протокольных мероприятий.

Использование цифровых и ИИ-инструментов

• Использование цифровых инструментов для подготовки, хранения и систематизации протокольных материалов.
• Применение ИИ-инструментов для расшифровки совещаний, подготовки черновиков протоколов и первичного выделения поручений.
• Проверка и корректировка материалов, подготовленных с использованием ИИ.
• Приведение протоколов, поручений и аналитических материалов к стандартам компании.
• Формирование единого подхода к хранению протоколов, поручений, статусов исполнения и отчетных материалов.

Требования:

• Опыт работы в протокольной службе, аппарате руководителя, секретариате, административном блоке, делопроизводстве или службе контроля поручений.
• Опыт организации совещаний, деловых встреч и протокольных мероприятий.
• Опыт подготовки протоколов, повесток, реестров поручений, отчетов и аналитических материалов.
• Навык контроля поручений, сроков и статусов исполнения.
• Опыт координации сотрудников или готовность организовать работу команды протоколистов.
• Грамотная письменная и устная речь.
• Умение работать с большим объемом информации, выделять главное и фиксировать управленческие решения.
• Внимательность к деталям, системность, аккуратность в работе с документами.
• Уверенное владение Битрикс24, иными офисными программами и современными цифровыми инструментами.
• Готовность использовать ИИ-инструменты как помощника при подготовке протокольных материалов

Будет преимуществом

• Опыт работы в холдинге, управляющей компании, крупной корпоративной структуре или проектном офисе.
• Опыт взаимодействия с дочерними организациями.
• Опыт разработки регламентов, стандартов, шаблонов и методических материалов.
• Опыт работы с системами постановки и контроля задач.
• Понимание инструментов автоматической расшифровки совещаний, подготовки саммари и цифрового контроля поручений.

Что важно для нас

• Умение организовать протокольную работу не формально, а как понятный управленческий процесс.
• Способность доводить совещания до конкретного результата: протокол, поручения, ответственные, сроки, контроль исполнения.
• Аккуратность в формулировках и документах.
• Умение взаимодействовать с руководителями, сотрудниками Управляющей компании, дочерними организациями и внешними контрагентами.
• Готовность развивать протокольную службу и внедрять современные инструменты в ежедневную работу.

Ожидаемый результат работы

• Совещания и деловые встречи проводятся по единому протокольному стандарту.
• По итогам совещаний своевременно готовятся протоколы, поручения и отчетные материалы.
• Поручения руководителя фиксируются, контролируются и доводятся до исполнения.
• Документы по протокольным мероприятиям систематизированы и проходят по понятному маршруту.
• Руководство получает регулярную отчетность по поручениям, срокам, статусам и открытым вопросам.
• Протокольная служба работает стабильно, аккуратно и с применением современных цифровых инструментов.

Условия:

• Работа в Управляющей компании Холдинга.
• Участие в развитии протокольной службы Управляющей компании и дочерних организаций.
• Возможность выстроить понятный порядок сопровождения совещаний, контроля поручений и подготовки управленческой отчетности.
• Официальное оформление.
• График работы: 09:00 – 18:00.
• Формат работы: офис.
• Место работы: г. Москва, Москва-Сити