Административный директор с функциями офис-менеджера

ООО «СибТехноСтрой» — инжиниринговая компания с 15‑летним опытом реализации масштабных проектов в сфере безопасности и связи.

Мы воплощаем в жизнь уникальные решения для крупных предприятий России: проектируем и внедряем системы видеонаблюдения, охранно‑пожарной сигнализации, автоматизации, слаботочные сети и системы связи. За 15 лет реализовали более 4 000 проектов в 15 регионах страны.

Сейчас активно расширяемся и ищем административного директора с функциями офис‑менеджера — стратегического организатора административной и хозяйственно‑эксплуатационной деятельности офиса. Нам нужен человек, который не просто закрывает текущие задачи, а выстраивает устойчивые процессы, снижает операционные риски и обеспечивает бесперебойную работу всех офисных систем — от документооборота до инфраструктуры.

Почему стоит присоединиться к нам?
Мы инвестируем в людей: создаём условия, чтобы вы росли профессионально и личностно, раскрывали потенциал и достигали амбициозных целей. В нашей среде экспертиза ценится: если вы видите, как сделать безопаснее и эффективнее, — вас услышат и дадут возможность внедрить изменения.

Что мы предлагаем:

• Возможности карьерного роста и развития: поддержка обучения, повышение квалификации, доступ к отраслевым конференциям и тренингам;

• Конкурентоспособная оплата труда;

• Сильная команда: работа в коллективе профессионалов с системой наставничества — вам помогут адаптироваться и поделятся экспертизой;

• Комфортные условия: уютный офис в центре города, оборудованное рабочее место, корпоративная мобильная связь;

• Социальная защита: официальное трудоустройство по ТК РФ, полный социальный пакет;

• Корпоративная жизнь: командообразующие мероприятия, программы лояльности, поддержка инициатив сотрудников.

Кого мы ищем:

Нам нужен административный директор, способный управлять офисными процессами в режиме высокой динамики, оперативно реагировать на срочные запросы и при этом системно выстраивать долгосрочные процессы, обеспечивая эффективность административной и АХО‑деятельности.

Вы нам подходите, если Вы:

• Имеете опыт административного управления или работы офис‑менеджером/администратором от 1-3 лет, понимаете специфику организации офисных и хозяйственных процессов;
• Умеете выстраивать и оптимизировать процессы в части АХО, документооборота, административной поддержки, контролировать подрядчиков и внутренние регламенты;
• Уверенно владеете MS Office, системами электронного документооборота и CRM, готовы внедрять инструменты автоматизации рутинных задач;
• Обладаете высокой степенью организованности, вниманием к деталям, способностью работать с конфиденциальной информацией и управлять несколькими потоками задач одновременно;
• Умеете выстраивать коммуникацию с разными уровнями сотрудников — от специалистов до руководителей, а также с внешними подрядчиками и поставщиками услуг;
• Сохраняете спокойствие и продуктивность в стрессовых ситуациях, быстро адаптируетесь к изменениям и умеете обоснованно приоритизировать задачи;
• Понимаете базовые принципы бюджетирования и контроля расходов, способны планировать и оптимизировать затраты в зоне своей ответственности.

Ваши задачи:

• Организация и контроль административно‑хозяйственной деятельности офиса (АХО): обеспечение бесперебойной работы инженерных систем, взаимодействие с подрядчиками (ЖКХ, сантехники, клининг и др.), контроль качества услуг, ведение графиков обслуживания и ремонтов;
• Планирование и контроль бюджетов по статьям в зоне своей ответственности: формирование плановых показателей, отслеживание фактических расходов, оптимизация затрат, подготовка отчётности;
• Ведение документооборота: регистрация входящих и исходящих документов, контроль сроков исполнения, систематизация и хранение файлов, обеспечение соответствия внутренним регламентам и требованиям безопасности;
• Подготовка и согласование внутренних документов, приказов, распоряжений, договоров в части административной и хозяйственной деятельности;
• Поддержка кадрового делопроизводства в части типовых операций (подготовка шаблонов, сбор данных, формирование пакетов документов) в тесной связке с HR‑отделом;
• Административная поддержка руководства и отделов: планирование встреч, координация совещаний, подготовка протоколов и справок, контроль исполнения поручений;
• Организация работы приёмной и клиентского сервиса: встреча посетителей, направление к ответственным сотрудникам, обеспечение комфортного пребывания (напитки и пр.), поддержание презентабельного вида приёмной;
• Работа с корреспонденцией и коммуникациями: обработка писем, звонков, запросов, маршрутизация обращений по ответственным лицам, контроль своевременности ответов;
• Принятие и распределение телефонных звонков и входящих сообщений (мессенджеры, сайт, почта), обеспечение бесперебойной связи и корректной эскалации срочных вопросов;
• Взаимодействие с подрядчиками и партнёрами по организационным и хозяйственным вопросам: заключение и контроль исполнения договоров, приёмка работ, ведение претензионной работы при необходимости;
• Обеспечение работоспособности корпоративных систем и инфраструктуры: контроль связи, оргтехники, IT‑сервисов в части пользовательского администрирования, оперативная коммуникация с ИТ‑службой;
• Помощь в организации корпоративных мероприятий: планирование, координация подрядчиков, контроль бюджета и качества исполнения;
• Контроль чистоты и порядка в офисе, управление клинингом: ведение графика работы уборщиков, контроль качества уборки, обеспечение расходными материалами;
• Оперативное реагирование на срочные поручения, гибкое перераспределение задач в зависимости от приоритетов и текущей нагрузки;
• Обеспечение командировочного сопровождения сотрудников: бронирование билетов, подбор и оформление проживания, координация логистики поездок;
• Взаимодействие с СРО: сопровождение проверок, мониторинг и контроль своевременной оплаты обязательных взносов.

Наша команда — наш главный ресурс, в который мы готовы инвестировать!

Выбирая нас, вы выбираете стабильность, развитие и возможность реализовать свой потенциал в команде профессионалов. Мы занимаем 1‑е место в рейтинге IT‑компаний нашего региона по выручке, что подтверждает нашу устойчивость, стабильность и репутацию на рынке. Работая с нами, вы будете частью успешной и динамично развивающейся компании, где безопасность — не формальность, а реальный приоритет.