Административный специалист по экспортным операциям (Администратор офиса)

Обязанности:

• Административная поддержка по заявкам и закупкам ERP;
• Полное администрирование и сопровождение документооборота по большому экспорту;
• Координация передачи документов между центральным офисом РК и коллегами по большому экспорту в других странах;
• Обеспечение стабильной реализации экспортных операций при дальнейшем росте объемов;
• Централизованное хранение и администрирование экспортной документации;
• Делопроизводство: подготовка, распечатка, подписание, сбор, подшивка и хранение документов;
• Повышение дисциплины и качества документооборота;
• Отправка/получение корреспонденции, подготовка и регистрация писем/административных приказов/договоров
• Передача и сопровождение документов в бухгалтерию, маркетинг и другие функции;
• Организация подписаний (в т.ч. предоставление документов на подпись и последующая отправка);
• Контроль комплектности и корректности пакетов документов по каждому клиенту/операции;
• Роль единой точки сбора, контроля и движения документов внутри центрального офиса РК;
• Заказ, получение, учет и выдача канцелярских и хозяйственно-бытовых товаров, продуктов питания для чайной комнаты, бутилированной питьевой воды;
• Обеспечение контроля за расходами и остатками, своевременное пополнение запасов;
• Контроль над сроками технического обслуживания и работоспособностью кулеров;
• Взаимодействие с поставщиками в рамках своих должностных обязанностей: подготовка тендерной документации (при необходимости), проведение тендеров и ценовых + сравнений, осуществление переговоров с контрагентами, согласование максимально выгодных условий и стоимости оказания услуг, товаров, подготовка договоров к подписанию с двух сторон;
• Обеспечение высокого уровня оказываемых услуг провайдерами, оперативное решение возникающих вопросов и проблем с провайдерами, контроль качества уборки в офисе, предоставления услуг такси, сотовой связи, экспресс-почты, организации командировок и прочих услуг;
• Взаимодействие с компаниями, поддерживающими функционирование офиса: арендодатели, мобильная связь, топливные карты, такси;
• Помощь и участие в планировании бюджета и прогноза расходов, контроль фактических затрат в своей зоне ответственности, контроль расчетов с поставщиками по своему направлению, нахождение путей оптимизации расходов;
• Отслеживание перерасходов и предложение вариантов экономии затрат по необходимости (выбор поставщика услуг, подготовка пакета документов);
• Снятие растущей рутиной нагрузки с руководителей;
• Прочие поручения руководителя.

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы в области администрирования бизнес-процессов.
• Базовые навыки бухгалтерского документооборота.
• Уверенный пользователь Windows NT, Word, Excel, Outlook;
• Знание английского языка на уровне Intermediate приветствуется.
• Навыки тайм-менеджмента и многозадачность;
• Ориентация на результат, проактивный подход в работе.
• Хорошие организаторские способности.
• Отличные коммуникативные качества и сотрудничества, ведения переговоров.
• Внимание к деталям.
• Опыт работы в системе 1С:ERP будет огромным преимуществом.

Условия:

• работа в международной компании
• официальное трудоустройство с первого дня работы
• прозрачная система оплаты труда
• годовой бонус
• ДМС после прохождения испытательного срока
• оплата сотовой связи
• работа в уютном офисе в центре города
• интересные проекты, вызовы и задачи
• возможности карьерного и профессионального роста