Руководитель секретариата/Старший секретарь

Чем предстоит заниматься:

• Организацией документооборота компании. Выстраиванием, стандартизацией и оптимизацией процессов: входящие, исходящие, внутренние документы;

• Руководством командой секретарей и курьеров: постановкой задач и контролем исполнения, контролем качества работы, выстраиванием процессов и повышением эффективности, перераспределением задач при необходимости. Подменой секретарей при необходимости;

• Разработкой и актуализацией инструкций и регламентов по процессам документооборота, работе ресепшен, курьерской службы;

• Контролем соблюдения установленных стандартов сотрудниками подразделения. Контролем исполнительской дисциплины по документообороту, соблюдению установленных SLA;

• Участием в организации совещаний (подготовка переговорных, канцелярии, необходимой админ. поддержки).

Что мы ожидаем:

• Знание делопроизводства и правил ведения деловой переписки;
• Опыт работы в 1С.Документооборот;
• Опыт управления группой секретарей, курьеров;
• Умение выстраивать эффективные коммуникации внутри команды и с внутренними заказчиками;
• Опыт разработки регламентов и инструкций по организации документооборота
• Ответственность, системность, ориентация на результат, стрессоустойчивость, внимательность, дисциплинированность, умение работать в режиме многозадачности.

Условия:

• Офисный формат работы;