Бизнес-ассистент

Результат должности:

• Все поручения руководителя из разных каналов собраны в единой системе, по каждой задаче понятны ответственный, срок и актуальный статус;
• Ни одна договоренность не теряется: риски срыва сроков выявляются до дедлайна вместе с причиной и предложением по дальнейшим действиям;
• Руководитель получает статус по любой задаче в течение 1 минуты без необходимости самостоятельно запрашивать информацию у исполнителей;
• К каждой значимой встрече заранее подготовлена краткая управленческая справка: контекст, ключевые цифры, спорные вопросы и решения, которые требуются от руководителя;
• 70–80% входящих организационных и рабочих вопросов закрываются на уровне ассистента без вовлечения руководителя;
• Вопросы, требующие решения руководителя, поступают в формате «проблема + 2–3 варианта решения + рекомендация»;
• Календарь и приоритеты недели сформированы без участия руководителя с учетом срочности, важности и текущих бизнес-задач;
• К концу первого месяца наведен порядок в календаре и входящем потоке, запущена единая система контроля всех поручений руководителя;
• К 2–3 месяцу контроль сроков, сбор статусов у руководителей подразделений и подготовка материалов к встречам работают без дополнительных напоминаний;
• К 4–6 месяцу ассистент самостоятельно определяет последовательность действий и доводит до результата задачи, поставленные руководителем в нескольких предложениях.

Что для нас важно:

• Опыт работы бизнес-ассистентом, ассистентом руководителя, project-координатором или в другой роли с высокой ответственностью за контроль исполнения;
• Умение самостоятельно доводить задачу до конечного результата, а не ограничиваться передачей информации или напоминанием ответственному;
• Способность работать с сотрудниками и руководителями, которые не находятся в прямом подчинении: получать необходимый результат корректно, но настойчиво;
• Умение быстро разбираться в задаче с минимальным количеством вводных и самостоятельно определять необходимые шаги;
• Способность отделять вопросы, которые можно решить самостоятельно, от действительно требующих участия руководителя;
• Умение структурировать большой объем информации и превращать его в короткую управленческую выжимку с выводами и рекомендациями;
• Сильные навыки приоритезации: понимание, что требует немедленного внимания, что можно делегировать, а что можно перенести;
• Высокий уровень самоорганизации, системность и внимательность к договоренностям и срокам;
• Проактивность — способность заранее видеть риски, поднимать вопрос до возникновения проблемы и предлагать решение;
• Ответственность за результат: «написал ответственному» или «передал вопрос руководителю» не считается выполненной задачей.

Что предлагаем:

• Работу напрямую с руководителем и глубокое погружение в ключевые процессы компании;
• Высокий уровень самостоятельности и возможность влиять на организацию работы руководителя и команды;
• Задачи на стыке координации, аналитики, управления приоритетами и контроля исполнения;
• Возможность постепенно забирать на себя все больше операционного контура и принимать самостоятельные решения в рамках своей зоны ответственности;
• Профессиональный рост вместе с расширением уровня ответственности и влияния на бизнес-процессы.