Специалист по документационному обеспечению (секретарь)

Обязанности:

• Составление и корректировка ежедневного/еженедельного расписания рабочего дня руководителя, организация встреч и переговоров.

• Организация деловых поездок: заказ билетов, VIP lounge на вылет и прилет, бронирование отелей, поиск/бронирование ресторанов по запросу работодателя.

• Сбор, подготовка и оформление различных документов

• Обеспечение организационной работы: прием, распределение и отправка почты, прием телефонных звонков; заказ канцелярии, воды, чая, кофе.

• Регистрация поступающих телефонных звонков.

• Встречать гостей, получать первичную информацию о посетителях и оказывать помощь в организации их приема руководителем.
• Содействовать оперативному рассмотрению просьб и предложений гостей Учреждения.
• Приготавливать напитки (чай, кофе, прохладительные напитки) руководителю и посетителям руководителя.
• Подготавливать, регистрировать входящие и исходящие документы для рассмотрения руководителем.
• Организовывать доставку документов исполнителям.
• Вести информационно-справочную работу.
• Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Проверять правильность оформления документов и отметки об их исполнении.
• Составлять проекты распорядительных (приказы) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).
• Организовывать обмен информацией между подразделениями и должностными лицами Учреждения.
• Оповещать работников о предстоящих мероприятиях.

Требования:

• Опыт работы в аналогичной должности и сфере от 1 года
• Грамотная речь
• коммуникабельность
• ответственность

Условия:

• график работы - 5/2
• Официальное трудоустройство
• Премии по результатам труда