Волховский переулок 4
Media Insight — рекламное агентство, работающее на рынке закупки и размещения рекламы в Санкт-Петербурге.
Мы ищем административного менеджера, который возьмет на себя организацию работы офиса и административных процессов компании.
Это самостоятельная роль для человека, который умеет держать под контролем несколько задач одновременно, замечает, что можно улучшить, и не ждет отдельного поручения на каждый шаг.
Чем предстоит заниматься:
Документооборот и административные процессы
- работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
- сбор и поддержание в актуальном состоянии кадровой, внутренней документации и документов по подрядчикам;
- контроль счетов и оплат;
- подготовка административной отчетности для руководителя;
Управление офисом
- обеспечение офиса всем необходимым: канцелярией, мебелью, хозяйственными товарами и другими расходными материалами;
- поиск, выбор и взаимодействие с поставщиками и подрядчиками;
- координация работы IT-, курьерской, ремонтной и клининговой служб;
- контроль состояния офиса и оперативное решение возникающих вопросов.
- подготовка рабочего места для новых сотрудников.
Сотрудники и внутренние мероприятия
- ведение графика отсутствий сотрудников;
- организация корпоративных мероприятий и встреч с клиентами;
- контроль праздничных дат, организация поздравлений и закупка подарков.
Развитие процессов
- участие в оптимизации административных процессов;
- внедрение новых процессов в Битрикс24 совместно с разработчиками;
- поиск возможностей сделать внутреннюю работу компании удобнее и эффективнее.
Дополнительные задачи
- замещение бизнес-ассистента генерального директора на период его отпуска.
Нам важно
- опыт работы в административной или офисной роли от 2 лет;
- системность и внимательность к документам, срокам и цифрам;
- умение самостоятельно организовывать свою работу и доводить задачи до результата;
- инициативность — вы не только замечаете проблему, но и предлагаете решение;
- способность работать с несколькими задачами одновременно и правильно расставлять приоритеты;
- хорошие коммуникативные навыки и умение находить общий язык с разными людьми;
- уверенное владение ПК и офисными программами;
- готовность развиваться и постепенно расширять зону ответственности.
Что мы предлагаем
- официальное оформление;
- график 5/2, с 10:00 до 18:30;
- комфортный офис на Васильевском острове, рядом с м. Спортивная;
- понятный и комфортный онбординг — поможем постепенно погрузиться в задачи, процессы и работу команды;
- ДМС после прохождения испытательного срока;
- мотивационные выплаты по результатам работы;
- возможность самостоятельно выстраивать и улучшать административные процессы;
- возможность профессионального и карьерного роста вместе с компанией;
- работу в развивающемся рекламном агентстве с живой рабочей средой и интересными задачами.
Если вам нравится наводить порядок, вы умеете самостоятельно организовывать процессы и хотите влиять на то, как работает компания, будем рады познакомиться.
