Офис-менеджер, Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

• Административная и организационная поддержка руководителя;
• Ведение календаря руководителя: планирование встреч, согласование времени, напоминания и контроль расписания;
• Организация деловых встреч и переговоров: бронирование переговорных, подготовка необходимых материалов, организация кофе-брейков и кейтеринга;
• Организация командировок: приобретение билетов, бронирование гостиниц и трансферов, подготовка необходимых документов;
• Выполнение текущих поручений руководителя и контроль их исполнения;
• Подготовка документов, презентаций, писем и иных материалов по поручению руководства;
• Организация подписания и передачи документов, взаимодействие с контрагентами и курьерскими службами;
• Ведение входящей и исходящей корреспонденции, систематизация и хранение документов;
• Обеспечение бесперебойной работы офиса: заказ канцелярии, воды, кофе, хозяйственных принадлежностей и иных необходимых товаров;
• Взаимодействие с арендодателем, клинингом, техническими и иными подрядчиками;
• Контроль исправности офисной техники, интернета, систем доступа и другого оборудования;
• Встреча гостей, клиентов и партнеров компании;
• Помощь в организации корпоративных мероприятий, поздравлений и внутренних встреч;
• Организация рабочих мест и административная поддержка новых сотрудников;
• Решение иных текущих организационных и административных вопросов.

Требования:

• Опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя, ассистентом или на аналогичной позиции будет преимуществом;
• Высокий уровень организованности и способность одновременно вести несколько задач;
• Умение самостоятельно решать текущие административные вопросы и доводить задачи до результата;
• Ответственность, исполнительность и внимательность к деталям;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Уверенное владение ПК и стандартными офисными программами;
• Умение работать с календарями, электронной почтой, документами и презентациями;
• Навыки деловой коммуникации и взаимодействия с руководителями, клиентами, контрагентами и подрядчиками;
• Пунктуальность и умение соблюдать договоренности и сроки;
• Инициативность и готовность предлагать решения, а не только выполнять поставленные задачи;
• Доброжелательность, коммуникабельность и умение создавать комфортную рабочую атмосферу в офисе;
• Соблюдение конфиденциальности при работе с информацией и документами компании;
• Готовность работать в режиме многозадачности и оперативно реагировать на возникающие вопросы.

Условия:

• Официальное оформление в соответствии с ТК РФ;
• График работы: 5/2, с 9:30 до 18:30 (график обсуждаем);
• Комфортный современный офис в центре Москвы по адресу: Страстной бульвар, д. 4; офис находится в минуте ходьбы от станций метро «Чеховская», «Пушкинская» и «Тверская»;
• Стабильная работа в профессиональной команде;
• Возможность профессионального развития и расширения зоны ответственности